Webex update april 2025

Wanneer een gebruiker wordt uitgenodigd voor een Webex-vergadering, ontvangt deze persoon per mail een link. Door op de link te klikken wordt een browservenster geopend naar de deelnamepagina voor de vergadering. Deze pagina wordt visueel aangepast, waarmee het overzichtelijker geworden is voor de gebruiker.

Als de gebruiker de Webex-app al heeft geïnstalleerd, klikt hij op Webex openen in de pop-up om vanuit de app deel te nemen aan de vergadering. Indien gewenst klikt de gebruiker op het selectievakje voor Altijd toestaan… om deze stap alle volgende vergaderingen over te slaan.

Als de gebruiker de app niet heeft geïnstalleerd, kan hij ervoor kiezen om de Webex-app te downloaden en te installeren of direct deel te nemen via de browser.

Voorheen namen gastgebruikers in drie stappen deel aan een videovergadering:

1. Klik op Deelnemen als gast
2. Voer naam en e-mailadres in
3. Klik op Deelnemen aan vergadering op de vervolgpagina

Vanaf april 2025 nemen gastgebruikers nog maar twee stappen om deel te nemen:

1. Voer naam en e-mailadres in
2. Klik op Deelnemen aan vergadering

Dit zorgt voor een snellere deelname aan vergaderingen.

3. Een nieuwe knop Whiteboards in de Webex-app

Het whiteboard is een belangrijk onderdeel van Webex. De inzet van het whiteboard helpt medewerkers om ideeën te visualiseren en moedigt teams aan om samen te werken. Webex-gebruikers konden eerder al een whiteboard maken in een ruimte, tijdens een vergadering of op een Webex-apparaat.

Er wordt nu een nieuwe knop Whiteboards toegevoegd aan de Webex-app. Gebruikers kunnen daar al hun whiteboards vinden, inclusief privé whiteboards, whiteboards die zijn gedeeld door een andere persoon en whiteboards in ruimten. Er zijn verschillende sorteermethoden en er is een zoekfilter. Tevens kun je de naam van het whiteboard wijzigen en whiteboards verwijderen. Let wel op: Het verwijderen is definitief en dus onomkeerbaar. Wil je meer weten over het gebruik van een whiteboard, bekijk dan de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Whiteboard.

Soms is de belichting van de video tijdens een videovergadering niet optimaal: gebruikers nemen deel aan een videovergadering vanuit een omgeving met een slecht verlichte achtergrond of zitten bij een raam waar te veel licht binnenvalt.

Om deze situaties te voorkomen, komt Webex met een nieuwe functie waarmee de belichting van de video automatisch wordt gecorrigeerd. Deze nieuwe functie kan worden aangezet door de volgende stappen te nemen:

1. Open de Instellingen
2. Klik op Video
3. Selecteer onder Verbeteringen voor video de optie Mijn verlichting corrigeren

Sommige gebruikers maken gebruik van een externe monitor. Soms selecteert het besturingssysteem een HDMI-apparaat uit de verbonden monitor als luidspreker, terwijl de monitor niet uitgerust is met een speaker. Dit gebeurt als Webex de instellingen van het besturingssysteem volgt of de gebruiker per ongeluk dat HDMI-apparaat kiest. Het effect is dat de gebruiker de audio van de videovergadering niet (goed) hoort.

Onder geluidsinstellingen kan je daarom vanaf de nieuwe releasedatum tussen haakjes het geselecteerde apparaattype herkennen. Deze nieuwe functionaliteit geeft weer welke uitgang geselecteerd is, zoals HDMI, USB, ingebouwd, etc. Het apparaattype wordt toegevoegd aan de beschrijving om de gebruiker te helpen de juiste keuze te maken.

Het was tot voor kort voor eindgebruikers mogelijk om zelfstandig persoonlijke videoapparaten te activeren. Om Webex nog veiliger te maken, is besloten om deze optie uit te schakelen. De gebruikelijke (aanvraag)route om nieuwe videosystemen te activeren blijft uiteraard beschikbaar.

Oude situatie:

De mogelijkheid om zelf in de Webex-app je voornaam, achternaam of weergavenaam te wijzigen wordt uitgezet. Op deze wijze wordt voorkomen dat er tijdens videovergaderingen deelnemers binnenkomen die hun weergavenaam hebben aangepast en daardoor moeilijker te identificeren zijn.

Tot 30 april is het mogelijk om je voornaam/achternaam/weergavenaam aan te passen. Deze moet in lijn zijn met de eigen organisatie-richtlijnen, gelijkwaardig als ook gebruikt in het personeel-administratiesysteem. Dit doe je op de volgende manier:

1. Klik linksboven in het Webex-venster op je profielfoto (of cirkel met je initialen) en vervolgens op Profiel bewerken. Er opent een nieuw venster.
2. Klik op Afbeelding uploaden (of op Afbeelding wijzigen wanneer je al een foto hebt geüpload en deze wil wijzen), zoek een afbeelding waar jij zelf goed zichtbaar op bent en klik op Uploaden. Houdt er rekening mee dat er automatisch een ronde uitsnede uit de foto wordt gemaakt. Jij moet dus goed zichtbaar zijn in het midden van de foto.
3. Typ onder Weergavenaam de naam die jij zichtbaar wil hebben voor collega's: je voor- en achternaam.
4. Kies eventueel een omslagafbeelding door jouw keuze aan te klikken.
5. Klaar? Klik dan op Opslaan.

In het linkervenster zie je hoe anderen jouw profiel zien.

Wil je na 30 april je voornaam/achternaam/weergavenaam aanpassen? Neem dan contact op met je eigen servicedesk.

Om de veiligheid van Webex te verbeteren is het niet meer mogelijk deel te nemen aan videovergaderingen door in te bellen via het telefoonnetwerk naar het bij de vergadering behorende telefoonnummer. Uiteraard kun je nog steeds meedoen aan een videovergadering door met de Webex-app op je telefoon in te loggen. Dit betekent dat alle deelnemers aan vergaderingen dus voortaan alleen mee kunnen doen via internet en niet via het telefoonnetwerk. In onderstaande gebruikerskaarten wordt uitgelegd hoe je kunt deelnemen via de Webex-app:

• Android: Videovergaderen met Webex: Deelnemen aan een videovergadering - Android
• iPhone: Videovergaderen met Webex: Deelnemen aan een videovergadering - iPhone

Maak je nog geen gebruik van de Webex-app op jouw telefoon? Volg dan de volgende instructies.

• Android: Aan de slag met Webex -Android
• iPhone: Aan de slag met Webex - iPhone

9. Let op: openbare groepen zijn voor iedereen zichtbaar

In de Webex-app bestaat de mogelijkheid om een ruimte openbaar te maken. Houd er rekening mee dat een openbare ruimte voor iedereen - Rijksbreed - vindbaar en toegankelijk is. Gebruik deze optie dus alleen voor onderwerpen die daadwerkelijk rijksbreed toegankelijk dienen te zijn en zorg dat je alleen berichten deelt in een openbare ruimte die voor iedereen zichtbaar mogen zijn.

Het is verstandig om bij ruimten die je hebt aangemaakt of aan deelneemt te controleren of de status openbaar of niet openbaar is en te bepalen of de gekozen optie bij de start van de ruimte (nog steeds) de juiste is. Het is mogelijk om een bestaande openbare ruimte weer privé te maken.