Privacybewust vergaderen

Publicatiedatum 10-08-2023 | Laatste update 25-10-2023

Online vergaderen is dagelijkse kost geworden. Zoals overal kunnen routines risico’s met zich meebrengen. Wees je daarom altijd bewust van je omgeving, handelen en gedrag tijdens het vergaderen.

Anderen kunnen meeluisteren

Beoordeel zelf bewust welke informatie je wel of niet kunt delen op een bepaalde locatie. Gebruik bij voorkeur oor- of koptelefoons tijdens het videovergaderen. Je bent dan vaak beter te verstaan en de informatie van je gesprekspartner wordt dan niet openbaar (aan familie, buren of anderen bij jou in de buurt) gedeeld. Let er wel op dat wat jij zegt nog steeds gewoon gehoord kan worden.

Gebruik je een video conferentie set, sluit dan de deur van de vergaderruimte. Indien je in een openbare ruimte zit, bepaal dan welke informatie je wel of niet kunt delen. Je weet immers niet wie er allemaal mee luisteren. Er kunnen ook gasten (niet medewerkers) aanwezig zijn !

Zet je microfoon uit als je niet spreekt

Als je deelneemt aan een videovergadering met meerdere mensen zet dan je microfoon alleen aan op de momenten dat je iets wil zeggen. Dit voorkomt dat geluiden uit je privé-omgeving onbedoeld hoorbaar zijn voor de andere deelnemers aan de vergadering. Bij grotere online bijeenkomsten zal de host jouw geluid uitzetten waardoor niemand onbewust de microfoon aan heeft staan.

Wees bewust van wat anderen zien

Gebruik je beeld tijdens een videovergadering? Bedenk dan dat de andere deelnemers jouw omgeving kunnen zien. Haal bijvoorbeeld vertrouwelijke documenten en informatie uit het zicht. Videovergaderen kan leiden tot een inkijkje in jouw persoonlijke leven.

Deel je tijdens een vergadering je scherm met anderen? Let er dan op dat je alleen het relevante scherm deelt. Sluit bijvoorbeeld je e-mail, teksten of andere presentaties af, zodat je niet onbedoeld vertrouwelijke of privacy-gevoelige informatie in beeld brengt.

Vervaag of vervang je achtergrond

Webex biedt de mogelijkheid om bij het videovergaderen je achtergrond te vervagen of te vervangen door een virtuele achtergrond. Je kunt dit instellen voor desktop, Android en iOS.
Houd er wel rekening mee dat een achtergrond je verbinding minder stabiel kan maken en daardoor ten koste kan gaan van de geluidskwaliteit.

Controleer de genodigden bij vergaderingen

Controleer aan de start van een telefonische of videovergadering altijd de lijst van genodigden om te voorkomen dat onbevoegden erbij zitten. Dit geldt met name voor deelnemers die onherkenbaar via audio deelnemen.

Vraag toestemming om opnames te maken van beeld of geluid

Ben je van plan om gesprekken of beelden vast te leggen? Ga bewust om met en respecteer de privacy van de deelnemers van de vergadering. Er zijn regels die vanuit de privacywetgeving (AVG) gelden om deze te beschermen. Laat je hierover adviseren door een privacy-adviseur van je eigen ministerie en vraag altijd vooraf toestemming aan je gesprekspartners om beelden of gesprekken op te nemen. Let bij vertrouwelijk informatie extra op. Als je deze opneemt, kan het makkelijker in verkeerde handen terechtkomen.