Vraag & Antwoord - Videovergaderen met Webex

1. Kan ik ook een standaardachtergrond maken, bijvoorbeeld een foto?

Ja, je kunt een eigen virtuele achtergrond instellen. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Audio- en camera-instellingen.

1. Welke instanties buiten de Belastingdienst zijn beschikbaar in de chat-adressen?

Via de zoekbalk bovenin de Webex App zijn alle medewerkers van de Rijksoverheid te vinden. Goed om te weten is dat niet alle instanties actief gebruik maken van Webex en er dus niet gegarandeerd een reactie zal komen.

2. Is het al mogelijk dat wanneer je een collega zoekt ook gelijk kan zien welke functie of afdeling deze persoon zit?

Helaas nog niet, we wachten nog op meer informatie hierover.

1. Houden we bij DBO nog steeds Webex?

Webex is op dit moment het vergaderplatform binnen de Rijksoverheid. Webex blijft dus ook zeker beschikbaar op DBO.

2. Kan je ook Webex synchroniseren met je agenda in de nieuwe DBO?

Je kunt Webex synchroniseren met Outlook. Hoe je dit doet staat uitgelegd in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

3. Mijn DBO beschikt nog niet over Outlook. Hoe synchroniseer ik tussen Webex en de agenda in Verse?

Helaas is hier nog geen oplossing voor. Je kan de bijlage van de vergadering openen en die proberen in je Verse-agenda op te nemen.

1. Ik heb vaak overleg via Webex met mensen buiten de overheid. Die krijgen dan een uitnodiging op bijvoorbeeld een hotmail-account. Vaak lukt het deze mensen niet om binnen te komen. Is daar nog een hand-out voor?

Die is er op dit moment nog niet, maar we gaan hiermee aan de slag.

2. Als ik een vergadering aanmaak komen collega’s die op de uitnodiging klikken in een andere ruimte uit. Hoe kan dat, wat moet ik doen?

Het kan zijn dat je bij het aanmaken toch per ongeluk een unieke (eenmalige) link hebt aangemaakt in plaats van de vergadering gepland in je persoonlijke ruimte welke je hebt gedeeld met de deelnemers. Je kunt voor de zekerheid altijd een uitnodiging direct vanuit jouw opgestarte vergadering versturen. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Deelnemersvenster.

3. Kan ik als deelnemer (geen host) ook een collega uitnodigen voor een gaande vergadering?

Je zou de deelnamelink kunnen doorsturen, deze collega komt dan wel in de lobby en zal apart binnen gelaten moeten worden.

4. Kan ik ervoor zorgen dat de genodigden automatisch een herinnering krijgen, bijvoorbeeld 15 minuten voorafgaand aan de afspraak? Ik plan mijn afspraken overigens meestal via Notes.

Nee, dit kan niet automatisch. Wel kun je vanuit de opgestarte vergadering handmatig een herinnering sturen. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Deelnemersvenster. Daarnaast kun je wel in Webex instellen dat je een x aantal minuten voor de start van een vergadering een melding krijgt. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Instellingen aanpassen.

5. Soms krijg ik een melding dat mensen in de wachtruimte zitten. Laat ik die ook via de herinneringsknop binnen?

Wanneer iemand in de lobby wacht krijg je hiervan een melding in het vergadervenster. Dit zie je rechts bovenin het deelnemersvenster. Klik hier op Toelaten om diegene toe te laten in de vergadering.

1. Om deelnemers te blijven zien tijdens het delen van een scherm is mij eens geadviseerd om ook via bijvoorbeeld de iPad in te loggen om deel te nemen. Ik zag echter geen deelnemers, maar alleen een lijst met namen van deelnemers terwijl het geluid wel actief was. Doe ik iets fout?

Tijdens het delen heb je via de oranje balk bovenin beeld, de mogelijkheid het deelvenster "Camerabeelden" te openen en de deelnemers beter in beeld te krijgen. Meer informatie vind je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Inhoud delen.

2. Kan ik wel in Word aantekeningen maken op mijn laptop als ik op mijn laptop Webex-vergader en een scherm wordt gedeeld?

Als het scherm door iemand anders wordt gedeeld, kan je inderdaad nog steeds in Word aantekeningen maken. Wanneer jij alleen de toepassing deelt die de andere deelnemers mogen zien (anders dan Word) dan zal dit ook geen probleem zijn.

3. Moet je altijd de presentatie op het scherm hebben geopend?

Wanneer je dit als toepassing wil delen, dan wel. Doe je dit niet, dan zie je dit programma ook niet als optie staan om te delen.

4. Kan je switchen bij het delen van programma’s tussen twee of meer programma’s?

Ja dat kan. Tijdens het delen komt er een oranje balk bovenin beeld en hier kun je tijdens het delen wisselen voor een andere toepassing of je scherm.

5. Ik Webex meestal op een tablet. Hoe kan ik dan een scherm van mijn laptop delen?

Hoe je je scherm deelt op de tablet lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Inhoud delen - iPhone. Je kunt niet vanuit de tablet het scherm van je laptop delen.

1. Hoe kan ik als ik een uitnodiging ontvang voor een Webex-meeting zien wie er naast mijzelf zijn uitgenodigd?

Wanneer je in de Webex App klikt op Vergaderingen (links in de balk op het kalender-icoon) zie je alle geplande vergaderingen voor jou staan. Door te klikken op een van de afspraken zie je wie er zijn uitgenodigd.

2. Kan je ook zien welke genodigde een uitnodiging heeft geaccepteerd/afgewezen als je zelf de vergadering niet hebt gepland?

Wanneer je in de Webex App klikt op Vergaderingen (links in de balk op het kalender-icoon) zie je alle geplande vergaderingen voor jou staan. Door te klikken op een van de afspraken zie wie de afspraak heeft geaccepteerd, geweigerd (rood kruis bij de avatar) of nog niet heeft gereageerd.

LET OP! Dit werkt niet bij Notes (Verse).

3. Kan ik ook in een keer een groep uitnodigen in plaats van alle groepsleden individueel uitnodigen?

Wanneer je al met deelnemers in een ruimte zit, kun je ook in een keer alle deelnemers van deze ruimte uitnodigen. Je kunt ook tijdens het plannen van de vergadering meerdere deelnemers in 1 keer toevoegen. Beide opties staan beschreven in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

4. Kun je een groep aanmaken in Webex zodat je niet iedere persoon apart hoeft uit te nodigen

Ja, dat kan zeker. Je kan een ruimte aanmaken, daar de collega's aan koppelen en dan vanuit die ruimte vergaderen en vergaderingen inplannen. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Chatten met Webex: Teams en ruimten.

5. Kun je een vergadering ook annuleren?

Alleen de host kan de vergadering annuleren. Zodra je dit hebt gedaan krijgen alle genodigden hier automatisch bericht van.

1. Als managementondersteuner maak ik afspraken, maar neem ik niet deel. Ik deel een doorgestuurde Webex-link (met wachtwoord), maar hoor dat deelnemers steeds toegelaten moeten worden. Hoe voorkom ik dit?

In principe is het zo dat een ieder die op Webex kan inloggen de host rol al heeft, dus een ieder kan de vergadering starten, mits uitgenodigd. Je kunt bij het aanmaken van de meeting een gebruiker als co-host instellen. Dit kan bij het aanmaken door naar Geavanceerd te gaan en hier een gebruiker te selecteren voor co-host. Meer hierover vind je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

2. Wanneer je bij het plannen van de vergadering een co-host selecteert, moet de co-host alsnog iedereen toelaten die alleen de deelname link hebben ontvangen. ik zou graag willen dat iedereen met een link, gewoon door kan naar de vergadering. Is dit mogelijk?

Ja, dit kun je instellen door in te loggen via rijksvideo.webex.com en daarna op Instellingen te klikken en dan naar Vergaderingen > Mijn persoonlijke ruimte > Co-host. Hier vul je dan alle namen in. Vergeet niet op Opslaan te klikken.

3. Hoe stel je in dat genodigden kunnen vergaderen in mijn ruimte, zonder dat ik er bij ben?

Je persoonlijke ruimte is een ruimte waarin je zelf actief moet zijn. Anderen kunnen niet in jouw persoonlijke ruimte vergaderen. Wanneer je een vergadering aanmaakt met een unieke link dan kun je een (of meerdere) co-host(s) aanmaken die ook zonder jou de vergadering kunnen opstarten.

4. Kun je ook voor een manager via Webex inplannen? Ik doe het nu via de agenda met het Webex adres en -nummer.

Ja dit kan zeker, hiervoor moet de manager jou rechten geven om dit te kunnen doen. Dit kan via de rijksvideo.webex.com. Log hier in met jouw Webex-gegevens en klik daarna op Instellingen en dan naar Vergaderingen > Plannen > Planningsrechten. Hier vult de manager dan jouw e-mailadres in. Vergeet niet op Opslaan te klikken.

1. Bij de 'direct bellen' optie komt het gesprek vaak binnen op mijn telefoon i.p.v. laptop. Hoe kan ik dit omdraaien?

Je kunt in de instellingen van de Webex App instellen waar en wanneer je welke melding wil ontvangen. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Instellingen aanpassen.

2. Mijn Webex kan de taal Nederlands niet instellen. Het blijft op Engels. Weten jullie hoe dit opgelost kan worden?

Dit heeft waarschijnlijk te maken met de taalinstellingen van jouw laptop. Webex neemt deze taal over. Als deze in Engels staat, dan zal Webex ook altijd Engels weergeven. Je kunt deze taalinstellingen aanpassen via de instellingen van jouw laptop.

1. Als iemand een vergadering doorstuurt dan komt deze wel in mijn Outlook-agenda maar niet in mijn Webex Vergaderingen-overzicht. Alle andere vergaderingen waar ik voor uitgenodigd word komen wel op de juiste manier in Webex Vergadering. Gaat dus alleen op doorgestuurde vergaderingen "mis".

Je kan alle vergaderingen vanuit Outlook in Webex opnemen, door de integratie met M365 aan te zetten in Webex. Je zal dan wel eenmalig de koppeling tussen Webex en M365 moeten instellen, dit kan vanuit Webex instellingen. Lees meer in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

2. Een vergadering staat soms alleen in Webex, soms in zowel de HCL Notes agenda als in Webex. Hoe zorg je dat ze in allebei terecht komen?

Je hebt gemerkt dat er helaas geen integratie is tussen Notes en Webex. Als je een uitnodiging in Webex aanmaakt krijg je wel een mail met een bijlage. Als je deze bijlage opent zou het item ook in de agenda van Notes moeten komen. Het slimste is om Webex open te houden, dan krijg je automatisch een pop-up als de vergadering begint.

3. Hoe kun je een uitnodiging voor deelname in een persoonlijke ruimte in Webex laten opnemen/zichtbaar maken? De uitnodiging komt vaak via Notes.

Dit lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

4. Hoe kun je een Webex-link creëren als je een uitnodiging verstuurt via HCL Notes?

Dit lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

5. Is de geplande vergadering via Webex automatisch gekoppeld aan de agenda in HCL Notes?

Nee, er is geen koppeling tussen Notes en Webex beschikbaar, dus komen de afspraken niet automatisch in Notes terecht. Je kunt wel vanuit Notes een vergadering aanmaken in Webex. Hoe je dit doet wordt uitgelegd in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

6. Wat is het voordeel van het plannen van vergaderingen in Webex t.o.v. een uitnodiging versturen via Outlook en de Webexruimte vermelden?

Wanneer je via Webex plant kun je, indien nodig, de instellingen aanpassen.

7. Je kan in Webex geen vergaderingen annuleren of afwijzen die anderen hebben georganiseerd. Er blijven in je Webex agenda dus afspraken staan die je in Notes/Verse hebt afgewezen. Is of komt daar een oplossing voor?

Dit is inderdaad een gevolg van het feit dat er geen koppeling is tussen Notes en Webex. Als je over bent op M365 en Outlook is er wel een integratie, waarbij je dus de vergadering kan verwijderen.

1. Ik heb een Webex-vergadering aangemaakt, maar nadat ik of een collega wilde deelnemen gaf het aan dat de vergadering niet kon starten omdat de host of co-host nog niet heeft deelgenomen. Ik heb de vergadering aangemaakt maar toch krijg ik ook die pop-up. Wat kan het issue zijn?

Waarschijnlijk is per ongeluk je account verwijderd en opnieuw aangemaakt binnen Webex, hierdoor zijn de geplande vergaderingen nog wel zichtbaar maar kunnen niet meer gebruikt worden.

1. De link van je persoonlijke ruimte als handtekening onder je e-mail zou verplicht gesteld zijn. Raden jullie dit af?

Ja, dit is af te raden. De persoonlijke ruimte kan daar beter niet voor gebruikt worden omdat deze link niet uniek is.

2. Vergadering in persoonlijke ruimte is een andere dan wanneer je iemand (video) belt. Waarom?

Bij bellen of vergaderen heb je andere opties tot je beschikking, zo kan je een gesprek doorschakelen, waarbij je als je vergadert iemand bij in de vergadering kan uitnodigen. Er zijn dus functionele verschillen en geen technische.

1. Als ik via mijn laptop deelneem aan een vergadering, dan heb ik wel beeld maar geen geluid. Collega’s suggereren dat dit komt door het tweede beeldscherm dat ik via HDMI heb aangesloten. Kan dit?

Mogelijk zijn de audio-instellingen onjuist ingesteld. Je kunt altijd instellen om het geluid via headset of laptop te laten verlopen. Ik vermoed dat dit een instelling is in je Webex of je Windows-instelling voor geluid is uitgeschakeld. Open de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Audio- en camera-instellingen om hier meer over te lezen.

2. Het geluid op mijn telefoon is heel zacht (ook met het geluid van het apparaat op 100%). Zijn er mogelijkheden om dit goed in te stellen?

Het geluid op je telefoon staat waarschijnlijk nog niet ingesteld op de luidspreker. Dit kun je aanpassen tijdens de vergadering door onderin het scherm op het luidspreker-icoon te klikken. Meer informatie over de audio-instellingen op de telefoon vind je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Audio-en camera-instellingen - Android of Videovergaderen met Webex: Audio- en camera-instellingen - iPhone.

3. Ik zat in de pilot om Webex te gebruiken via je DWB. Ik gebruikte een losse camera en een headset. Vanaf het moment dat Webex voor iedereen toegankelijk is gemaakt op de DWB is de kwaliteit zo slecht dat het niet meer werkbaar is. Ik Webex nu dus via een iPad. Wat kan ik doen om de kwaliteit te verbeteren?

We begrijpen dat dit heel vervelend is. Er zijn meerdere afhankelijkheden waaronder het netwerk, laptop, internetverbinding, locatie etc. Ik stel voor dat je hiervoor een melding maakt bij je servicedesk zodat dit verder onderzocht kan worden. Mogelijk is dit een lokaal probleem.

1. Mijn laptop loopt regelmatig vast, zodra ik deelneem aan een videovergadering en/of mijn scherm deel. Wat kan ik allemaal doen om het vastlopen te voorkomen?

Waarschijnlijk komt dit door de internetverbinding. Probeer eens het volgende: vaste internetkabel, dichterbij de router, andere programma's afsluiten. Mocht het niet aan het internet liggen zou ik adviseren de app even opnieuw te installeren.

1. Hoe voeg je Slido toe aan een videovergadering?

In de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Slido wordt dit stap voor stap uitgelegd.

2. Kan ik de input van Slido opslaan?

Ja dit kun je exporteren tijdens de vergadering of daarna door in te loggen op www.slido.com met je Webex gegevens.

3. Kun je de Slido voorbereiden voorafgaand aan je Webex-vergadering?

Ja, dat kan. Je kunt inloggen op www.slido.com met je Webex-account en de Slido aanmaken.

4. Beschikken we bij het OM ook over Slido?

Heel de Rijksoverheid beschikt over Slido! Het kan zijn dat je het nog even moet toevoegen via Meer opties (de drie puntjes rechts onderin het scherm tijdens een Webex-vergadering). Slido is alleen zichtbaar tijdens vergaderingen, niet daarvoor.

1. Als Webex standaard veilig is, hoeveel veiliger is “Intern Vertrouwelijk” dan als vergadersjabloon?

Het verschil is dat deze "Intern vertrouwelijk" meeting na 5 minuten niet meer open staat (toegangelijk is). Je kunt wel als host of co-host nog iemand toevoegen.

2. Ik begrijp niet goed dat Webex standaard veilig genoeg is op niveau BIO 2, maar er toch een extra veilig "Intern vertrouwelijk" is. Wat voegt dit dan toe?

Na 5 minuten vanaf de starttijd wordt de vergadering vergrendeld waardoor je niet meer in de vergadering kunt komen. Alleen een host of co-host kan je daarna nog toevoegen.

Dit is een extra beveiliging om te voorkomen dat andere nog aanhaken op de lopende vergadering.

1. Hoe kun je de chat gegevens terug zien nadat de webex vergadering is afgesloten?

Deze worden automatisch opgeslagen. Als je via Vergaderingen (het kalender-icoon links in de app) op de afspraak klikt zie je de knop Samenvatting van de vergadering waar je de chat terug kunt vinden.

Let op! Het genereren van samenvattingen is een AI-optie, deze staat niet aan binnen de Rijskoverheid!

2. Kan Webex een verslag van een vergadering maken?

Het genereren van samenvattingen is een AI-optie, deze staat niet aan binnen de Rijskoverheid.

1. Klopt het dat bij sommige Rijksonderdelen de vergaderingen niet opgenomen en opgeslagen kunnen worden?

Dat klopt, in verband met AVG is opnemen van een vergadering niet mogelijk.

1. Bij het OM moeten we sinds een paar maanden niet meer de Webex Meet-app, maar de Webex-app gebruiken. Zijn de functionaliteiten vergelijkbaar?

De apps zijn nu samengevoegd tot 1. In de Webex-app zullen alle functionaliteiten die in de Webex Meet-app zaten ook beschikbaar zijn, behalve als je deelneemt aan een webinar, dan heb je nog steeds de Webex Meet app nodig.

1. Klopt het dat ik voor Webex op de telefoon wifi nodig heb (dus niet via mobiel netwerk)?

Hij zou het ook gewoon via het mobiele netwerk moeten doen. Neem eventueel contact op met de servicedesk om je verder te helpen.

2. Webex d.m.v. iPad: als ik een vergadering start in mijn persoonlijke ruimte, kunnen deelnemers geen toegang vinden. Via laptop zie ik ze wel binnenkomen. Wat doe ik niet goed?

Kan het zijn dat je toch in een andere vergadering zit dan je collega's? Heb je geprobeerd een directe link vanuit de sessie te sturen? Mocht dit ook niet werken, log dan even opnieuw in via de app op de iPad en probeer het nog eens.

1. Ik moet binnenkort voor het eerst een Webinar organiseren. Maak ik dan wel de keuze 'vergadering inplannen' ? Of is hier een andere werkwijze voor?

Je kunt inloggen op rijksvideo.webex.com en bij plannen kiezen voor Webinar. Je hebt hier wel aangepaste rechten voor nodig.

2. Komen er nog meer webinars?

Zeker! Houdt voor de actuele data het intranet in de gaten.

3. Komt er een uitleg over hoe je een webinar aanmaakt?

Ja, we gaan hier zelfs een webinar over geven! De datum hiervoor wordt later bekend gemaakt.

1. Hoe scherm je whiteboards af? Zijn ze alleen in je persoonlijke ruimte of worden ze aan een aparte ruimte gekoppeld?

Het gebruikte whiteboard wordt gekoppeld aan de ruimte waarin deze is gedeeld. En je kan inderdaad ook een whiteboard maken in jouw persoonlijke ruimte. Als je naar whiteboard.webex.com gaat kun je meer instellingen aanpassen en whiteboards voorbereiden.

1. Kan je ook documenten opslaan in Webex?

Nee, Webex is niet bedoeld om documenten op te slaan. Verstuurde berichten met bijlagen staan wel beschikbaar binnen de Webex app om deze te downloaden. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Chatten met Webex: Het chatvenster.

2. Ik weet dat er soms door gebaren te maken naar je camera er emoji’s of ballonnen door mijn venster vliegen, waar kan ik dat uitzetten?

Dit kun je uitschakelen door onderstaande stappen te volgen:

1. Klik op je avatar (cirkel met initialen/profielfoto) en klik op Instellingen
2. Open de tab Weergave.
3. Vink de optie Handgebaren herkennen uit.

3. Hoe kan je zonder een collega lastig te vallen deze vergaderopties uitproberen / droog oefenen (dus zowel als presentator als enige toeschouwer optreden)?

Wij doen dit zelf vaak door ook in te loggen via je telefoon en daar niet aanmelden in Webex maar "Deelnemen als gast" te kiezen.

4. Waar moet manager zijn voor de autorisaties?

Alle autorisaties staan in ICD voor de Belastingdienst, bij andere overheden zal men de eigen serivcedesk moeten raadplegen.