Ga direct naar de inhoud
Ga direct naar de footer
Webex update juni 2025
We mogen het best even zeggen: we doen het goed. Als Rijksvideodienst hebben we de afgelopen periode flinke stappen gezet op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. En dat blijft niet onopgemerkt.
Na recente privacy- en security-audits is Webex – als enige cloudgebaseerde communicatiedienst binnen de Rijksoverheid – zonder “red flags” uit de toetsing gekomen. Dat is een belangrijke mijlpaal, zeker in een tijd waarin digitale veiligheid steeds vaker onder druk staat en er terecht streng wordt gekeken naar hoe wij met gevoelige informatie omgaan.
De maatregelen die we invoeren – zoals langere host PINs, verplichte lobbytoegang, MFA én een aangescherpt wachtwoordbeleid – zorgen ervoor dat jouw digitale vergaderomgeving:
- Beter beschermd is tegen misbruik;
- Veiliger is bij gebruik op gedeelde of mobiele werkplekken;
- Veilig is om interdepartementaal chat/berichten uitwisselen en te videovergaderen
- In lijn blijft met overheidsstandaarden zoals NORA en BIO.
Deze verbeteringen betekenen niet dat we minder flexibel worden. Integendeel: met de Webex-app, interoperabiliteit met Microsoft Teams en integratie met vergaderruimtes bieden we een robuuste en moderne omgeving voor hybride werken – met behoud van gebruiksgemak.
We zijn als Rijksvideodienst niet alleen compliant, maar ook toonaangevend. En daar mogen we trots op zijn.
Wat is er nieuw?
Webex wordt continu verbeterd en er komen regelmatig nieuwe functionaliteiten beschikbaar op mobiel, laptop, tablet en de Webex Boards in de vergaderruimtes. Zodra de functionaliteiten voldoen aan de eisen voor privacy en veiligheid, worden deze functionaliteiten voor jou als gebruiker beschikbaar gesteld. Bekijk hieronder de nieuwe functionaliteiten per 19 juni 2025.
- Automatisch vergrendelen van videovergaderingen direct bij opstarten vergadering
- Strenger wachtwoordbeleid voor Webex-accounts
- Webex via de browser? Voortaan elke dag opnieuw inloggen
- Mogelijkheid aantekeningen tijdens een vergadering uitzetten
- Deel een privé-whiteboard met anderen
- Tekeningen over objecten op het whiteboard plaatsen
- Lijnen en objecten kopiëren en plakken op het whiteboard
- Laserpointer-tool in het whiteboard
- Pijlaanwijzer met naam tijdens annoteren
- Beltoon bij vergaderingsmeldingen
- Meldingen bij wijziging van audioapparaten in Webex
- Gebruik mouse-over om ruimte-opties te ontdekken
1. Automatisch vergrendelen van videovergaderingen direct bij opstarten vergadering
Webex biedt een functie voor het automatisch vergrendelen van vergaderingen. Zodra een vergadering is vergrendeld, komen nieuwe deelnemers in de lobby terecht en moeten ze door de host of co-host worden toegelaten.
Belangrijke wijzigingen
Vanaf 19 juni 2025 wordt elke videovergadering standaard vergrendeld direct vanaf de start van de vergadering. Voorheen was deze functie al geactiveerd voor persoonlijke ruimtes, die direct vergrendeld werden, maar was het nog niet van toepassing op geplande Webex-vergaderingen.
Je hebt de mogelijkheid om deze instelling aan te passen, zowel na het starten van de vergadering als tijdens het inplannen ervan.
De nieuwe standaard wordt:
- De videovergadering is bij opstarten direct vergrendeld (na 0 minuten)
- De eerste deelnemer die inlogt met een Rijksvideo-account en host-rechten wordt automatisch co-host en kan deelnemers die wachten in de lobby, toelaten tot de vergadering
- Alle deelnemers die later dan de host binnenkomen, moeten wachten in de lobby totdat zij worden toegelaten
- Externe deelnemers komen altijd eerst in de lobby terecht
Bovenstaande instellingen kunnen tijdens (het aanmaken van) de videovergadering worden aangepast.
Goed om te weten
De functionaliteit van het direct automatisch vergrendelen is doorgevoerd om de veiligheid van Webex nog verder te verbeteren. We adviseren daarom om de vergrendeling te hanteren en deze niet uit te zetten. Dit helpt je om bewust te controleren wie er deelneemt aan jouw videovergadering.
Vergrendelen of ontgrendelen tijdens de vergadering
Tijdens een videovergadering kun je de functie voor het vergrendelen van de vergadering uit- en weer inschakelen.
Wil je de vergadering ontgrendelen? Klik op Meer opties (het icoon met de drie puntjes) in de menubalk en vink de optie Lock meeting uit. Nieuwe deelnemers kunnen de vergadering binnenkomen zonder dat zij in de lobby hoeven te wachten.
Vergrendelen of ontgrendelen tijdens het inplannen van een vergadering
Ook tijdens het inplannen van een videovergadering heb je de mogelijkheid om de automatische vergrendelfunctie uit te schakelen of de starttijd aan te passen.
- Open de Webex-app
- Klik links in de menubalk op Vergaderingen
- Klik op Een vergadering plannen
- Er opent een nieuw venster. Klik onderaan op Geavanceerde instellingen.
- Er opent wederom een nieuw venster. Klik op de tab Beveiliging en vink de optie Mijn vergadering automatisch vergrendelen nadat deze is gestart aan (of uit). Indien ingeschakeld, kun je via het dropdownmenu het startmoment van de automatische vergrendeling aanpassen naar 0, 5, 10, 15 of 20 minuten.
Ook op VC-sets standaard vergrendeling direct bij opstarten vergadering
Ook op de VC-sets worden videovergaderingen standaard vergrendeld na 0 minuten. Een vergrendelde videovergadering is te herkennen aan het sleutel-icoon bovenaan het scherm.
Om een videovergadering direct te vergrendelen of ontgrendelen klik je op de 3 puntjes en selecteer ‘Vergadering ontgr.’ of ‘Vergadering vergr.’.
2. Strenger wachtwoordbeleid voor Webex-accounts
Vanaf nu moeten Webex-gebruikers elke 90 dagen hun wachtwoord wijzigen. Dit sluit aan bij de beveiligingsrichtlijnen van de Nederlandse Overheid.
Hoewel inloggen al gebeurt met een wachtwoord én MFA (multi-factor authenticatie), blijft het wachtwoord belangrijk voor een veilige toegang. Regelmatig je wachtwoord vernieuwen helpt om:
- misbruik van gelekte of hergebruikte wachtwoorden te voorkomen;
- te voldoen aan overheidsnormen;
- beter te beschermen tegen phishing en andere vormen van oplichting.
Later dit jaar stappen we over op SSOnRijk, waarbij je via een centrale overheidslogin toegang krijgt. Tot die tijd blijft dit beleid nodig voor een nog veiligere inzet van Webex.
Samengevat: het vernieuwen van je wachtwoord, samen met MFA, biedt een sterke tijdelijke beveiliging tot we overstappen op SSO-authenticatie.
3. Webex via de browser? Voortaan elke dag opnieuw inloggen
Als je Webex gebruikt via de browser (web.webex.com), moet je voortaan elke dag opnieuw inloggen. De sessie verloopt na 8 uur.
Waarom?
Deze maatregel helpt om Webex veiliger te maken, vooral op gedeelde of onbeheerde computers. Soms vergeten mensen uit te loggen of laten ze hun browser openstaan. Dan kunnen anderen zomaar toegang krijgen tot vergaderingen, berichten of bestanden.
Dagelijks opnieuw inloggen:
- voorkomt dat je per ongeluk ingelogd blijft;
- maakt het moeilijker voor anderen om misbruik te maken van jouw sessie;
- zorgt voor betere beveiliging van jouw Webex-omgeving.
Tip
Gebruik je Webex vaak? Dan is de Webex-app een beter alternatief. Die is veiliger, makkelijker in gebruik én je hoeft daar minder vaak opnieuw in te loggen – vooral als je werkt op een beveiligde (beheerste) laptop of pc.
4. Mogelijkheid aantekeningen tijdens een vergadering uitzetten
Tijdens een vergadering kunnen de host of co-host de functies Aantekeningen maken voor deelnemers op elk moment in- of uitschakelen.
Wanneer de optie Aantekeningen is uitgeschakeld, kunnen deelnemers geen aantekeningen maken op het gedeelde scherm of bestand.
Hoe zet je aantekeningen en/of extern beheer uit?
- Klik tijdens de videovergadering onderin de menubalk op Meer opties (het icoon met de 3 stippen).
- Kies voor Vergaderopties.
- Vink de optie(s ) Aantekeningen aan of uit. Deze vind je onder het kopje Toestaan voor alle deelnemers.
Let op!
Deze instellingen gelden alleen voor deelnemers en hebben geen invloed op de host, co-host of presentator.
5. Deel een privé-whiteboard met anderen
Gebruikers kunnen nu een privé-whiteboard delen met andere Webex gebruikers.
De genodigde ontvangt een melding op het bureaublad, zodat hij of zij direct kan samenwerken op het gedeelde whiteboard, zelfs als er geen vergadering is. Het gedeelde whiteboard wordt ook via het tabblad Whiteboards in de Webex-app weergegeven.
6. Tekeningen over objecten op het whiteboard plaatsen
In het Webex whiteboard kun je tekenen met de pentool. Voorheen werden tekeningen altijd onder andere elementen geplaatst, waardoor het niet mogelijk was om rechtstreeks op objecten te tekenen.
Met deze verbetering worden pentekeningen nu bovenop objecten weergegeven. Hierdoor kunnen gebruikers direct tekenen op bijvoorbeeld plaknotities, tekstvakken en – in de toekomst – ook afbeeldingen.
7. Lijnen en objecten kopiëren en plakken op het whiteboard
Het is nu mogelijk om lijnen en objecten op het whiteboard eenvoudig te dupliceren.
- Selecteer gewenste lijnen en/of objecten en klik op Meer opties (het icoon met de 3 stippen).
- Klik op Kopiëren.
- Ga met de muis op de plek in het whiteboard staan waar je het gekopieerde object wilt plakken.
- Klik op de rechtermuisknop en klik op Plakken.
8. Laserpointer-tool in het whiteboard
Met deze nieuwe functie kunnen gebruikers een laserpointer (laseraanwijzer) gebruiken op het whiteboard. Hiermee kun je snel iets omcirkelen of aanwijzen waar je de aandacht op wilt vestigen of over wilt praten.
Het spoor dat je met de laserpointer maakt verdwijnt automatisch na een paar seconden. Zo blijft het whiteboard netjes en hoef je je geen zorgen te maken dat je iets permanent verandert of de inhoud rommelig maakt.
De laserpointer is er in verschillende kleuren en is te gebruiken op alle apparaten.
9. Pijlaanwijzer met naam tijdens annoteren
Tijdens een het annoteren op een gedeeld scherm of bestand kunnen gebruikers de tool Pijlaanwijzer gebruiken om eenvoudig aan te wijzen waar ze over praten of welke optie hun keuze heeft. Dit helpt andere deelnemers om het focuspunt snel te herkennen.
Elke deelnemer beschikt over één persoonlijke pijlaanwijzer, voorzien van zijn of haar naam. Gebruikers kunnen zelf een kleur kiezen voor hun pijlaanwijzer. Telkens wanneer iemand ergens op het scherm klikt (en de pijlaanwijzer heeft geselecteerd), verplaatst de pijlaanwijzer zich automatisch naar die plek.
10. Beltoon bij vergaderingsmeldingen
Gebruikers kunnen voortaan een beltoon instellen die afspeelt zodra een vergadering begint. Dit helpt te voorkomen dat vergaderingen worden gemist, met name wanneer gebruikers vooral andere apps gebruiken voor communicatie.
Zo stel je het in:
Op de desktop/laptop:
- Open de Webex-app.
- Ga naar Instellingen.
- Open de tab Meldingen en daarna de sub-tab Vergaderingen.
- Vink de optie Beltoon voor vergaderingsmeldingen aan en kies een beltoon.
Op tablet/smartphone:
- Open de Webex-app.
- Klik op je avatar en ga naar Instellingen.
- Klik op Meldingen en daarna op Vergaderingen.
- Vink de optie Vergaderingsmeldingen aan.
11. Meldingen bij wijziging van audioapparaten in Webex
Gebruikers zijn soms onzeker of hun audio-apparaat (zoals microfoon of luidspreker) correct is verbonden of dat het juiste apparaat wordt gebruikt bij het deelnemen aan een vergadering. Het is vaak ook onduidelijk waar en hoe ze dit kunnen aanpassen. Hierdoor komt het voor dat deelnemers een vergadering binnenkomen zonder werkende audio of met slechte geluidskwaliteit, omdat Webex automatisch een verkeerd apparaat heeft gekozen.
Om dit te verbeteren, introduceert Webex nieuwe meldingen tijdens vergaderingen. Deze helpen gebruikers snel problemen met audio op te merken en op te lossen.
Wat is er verbeterd?
- Meldingen alleen tijdens vergaderingen: Meldingen verschijnen alleen wanneer een gebruiker actief deelneemt aan een vergadering. Dit voorkomt afleiding buiten vergadertijd.
- Meldingen alleen wanneer relevant: Een melding verschijnt alleen als er iets verandert, bijvoorbeeld wanneer een audioapparaat wordt aangesloten of losgekoppeld.
Nieuwe meldingen in Webex
- Nieuw apparaat gedetecteerd
Webex toont een melding met twee opties:- Gebruik dit apparaat – schakelt direct over naar het nieuwe apparaat.
- Negeren – sluit de melding zonder het apparaat te gebruiken.
- Automatische selectie van apparaat
Wanneer een apparaat automatisch wordt geselecteerd (bijvoorbeeld bij het aansluiten), krijgt de gebruiker een bevestiging dat dit apparaat nu actief is. - Apparaat is losgekoppeld
Als een audioapparaat wordt verwijderd, schakelt Webex automatisch over naar een ander beschikbaar apparaat. De gebruiker wordt geïnformeerd welk nieuw apparaat is geselecteerd.
Duidelijkheid over het soort apparaat
- Als microfoon en luidspreker dezelfde naam hebben, wordt één gecombineerde melding getoond.
- Als microfoon en luidspreker een verschillende naam hebben, worden aparte meldingen getoond voor elk apparaat.
12. Gebruik mouse-over om ruimte-opties te ontdekken
Tot nu toe moesten gebruikers op een desktop/laptop met de rechtermuisknop klikken op de naam van een ruimte of contactpersoon om de verschillende opties te kunnen bekijken.
Nu, wanneer je de muisaanwijzer boven een ruimte of contactpersoon plaatst, verschijnen er een icoon met drie stippen (Meer) die toegang geeft tot een pop-upvenster met de diverse opties.
