Videovergaderen met Webex: Rollen en rechten

Publicatiedatum 03-12-2024 | Laatste update 10-01-2025

Tijdens een videovergadering zijn de aanwezigen verdeeld in verschillende rollen: de presentator, de (co-)host en de deelnemers. Elke rol heeft specifieke rechten. In de deelnemerslijst kun je onder de naam zien welke rol iemand vervult. Als er niets staat vermeld, is die persoon een deelnemer.

Rollen in een videovergadering

• Host: De host is de persoon die de sessie plant, start en beëindigt. Een host kan, indien daarvoor geautoriseerd, de sessie opnemen. De host kan daarnaast rollen toewijzen aan andere deelnemers in de sessie. De hostrol kan worden overgedragen aan een andere deelnemer tijdens de sessie.
• Co-host: de co-host heeft dezelfde rechten als de host en kan daardoor de productiviteit van de videovergadering helpen verbeteren.
• Presentator: Verantwoordelijk voor het delen van presentaties, whiteboards, documenten en toepassingen in een vergadering. Standaard is de host ook de presentator maar deze rol kan overgegeven worden aan een van de andere aanwezigen.
• Notulist: de notulist kan op ieder moment tijdens de videovergadering aantekeningen publiceren of een transcriptie van de vergadering aan alle deelnemers versturen.
• Deelnemers: Betreft alle aanwezigen die geen host, co-host of presentator rol hebben. De rechten die deelnemers hebben zijn afhankelijk van de standaardsessie instellingen maar kunnen worden aangepast door de (co)host van de sessie.

Rol wijzigen

Heb jij de sessie gepland en opgestart dan ben jij automatisch de host. Wil je iemand anders tijdens de sessie de rol van host, co-host of presentator geven? Volg dan de volgende stappen:

1. Open de deelnemerslijst. Onder de naam van de deelnemer zie je welke rol hij of zij heeft in de vergadering
2. Ga met je muis op de naam van de deelnemer van wie je de rol wil wijzigen staan.
3. Klik op Meer opties (de drie puntjes) achter de naam.
4. Klik op de rol die je wil toewijzen aan de deelnemer (Presentator maken, Host maken of Co-host maken).

Rechten toewijzen of intrekken

Deelnemers hebben standaard een aantal rechten. Zo bepalen zij bijvoorbeeld zelf wanneer ze hun microfoon aan of uit zetten en ze kunnen -net als de presentator- content delen met de rest van de groep op ieder gewenst moment.

De rechten van deelnemers kun je op ieder moment tijdens de vergadering toewijzen of intrekken.

Microfoons beheren

Deelnemers kunnen standaard zelf bepalen wanneer zij hun microfoon aan of uit hebben staan. Heb je liever zelf regie over wie wanneer zijn microfoon aan kan zetten? Wanneer je de deelnemerslijst opent, zie je onderaan de volgende opties:

1. Iedereen dempen: de microfoon van alle deelnemers worden gedempt
2. Dempen van iedereen opheffen

Zodra je op Meer opties klikt:

3. Dempen bij binnenkomst: de microfoon van deelnemers bij binnenkomst aan- of uitzetten
4. Deelnemers toestaan of verbieden het dempen van hun microfoon op te heffen

Wil je één deelnemer rechten geven om te spreken? Ga dan met je muis op de naam van de deelnemer van wie je de microfoon wil aanzetten staan, klik op de rode microfoon (Aanvraag voor dempen opheffen) achter de naam. De deelnemer krijgt vervolgens het verzoek om zijn microfoon aan te zetten of gedempt te laten.

Overige rechten

Tot slot heb je als (co-)host ook de mogelijkheid om de rechten van deelnemers verder te beperken of te verruimen:

1. Klik in de menubalk op Meer opties .
2. Klik op Vergaderingsopties.
3. Zet de volgende opties aan of uit voor iedereen in de sessie:
   • Video starten
   • Gebruik maken van de chat
   • Reacties verzenden (met of zonder naam): hiermee worden de emoticons bedoelt die je onderin de menubalk vindt
   • Hand opsteken
   • Toon voor binnenkomen en verlaten van de sessie
4. Zet de volgende opties aan of uit voor alle deelnemers in de sessie:
   • Deelnemerslijst weergeven
   • Mogelijkheid om zelf inhoud te delen
   • Slido opstarten