Ga direct naar de inhoud
Toeslagen Ministerie van Financiën, onderdeel van de Rijksoverheid - Naar de homepagina

Wat betekenen toch die afkortingen in brieven?

18 maart 2021 12:30

Moeder met kind aan tafel

Op social media krijgen wij regelmatig de vraag: “Wat betekenen toch die afkortingen in de brieven?” Bijvoorbeeld UHT-OB ZM. Of CAP/UCF/21/051 UHT-BTV. Zijn dit verkapte codes die iets zeggen over onze status, vragen veel ouders zich af. Het antwoord is eenvoudig: Door deze afkortingen kunnen wij in onze administratie snel zien welke brieven zijn verstuurd. En wie welke brief heeft gekregen.

We noemen dit het ‘briefkenmerk’. Dit is vooral handig als u het Serviceteam of uw persoonlijk zaakbehandelaar spreekt over uw situatie. Zij kunnen dan in uw gegevens zien welke brieven u hebt gekregen en wat daar in stond. Zo kunnen zij uw vragen beter beantwoorden.

Weergave van een voorbeeldbrief met daarop duidelijk de locatie van het briefkenmerk aangegeven. Het kenmerk is CAP/UCF/21/051 UHT-BTV

Het briefkenmerk staat altijd rechtsboven aan de brief.

Wat betekenen de afkortingen?

Brieven die u krijgt over de problemen met de kinderopvangtoeslag hebben altijd het kenmerk UHT. Dat staat voor de afzender van de brief: de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen. De letters na het streepje zeggen iets over de brief zelf. Hieronder een aantal veel voorkomende afkortingen:

Afkorting Betekenis
B ABD, B ADJBeschikking aanvullend bedrag dertigduizend. Dit is een brief die we verstuurd hebben aan ouders die al compensatie gekregen hadden. Die compensatie was echter lager dan €30.000. In deze brief staat dat we dit compensatiebedrag aanvullen tot €30.000 euro. Dit is de standaard minimum compensatie die alle gedupeerden krijgen. De J staat voor januari.
B DMBBeschikking definitief minimum bedrag, fase 2. Deze brief is verstuurd om ouders te laten weten dat zij €30.000 kregen.
BTVBrief ter verlenging. Dit is een brief die we versturen naar ouders die zich hebben aangemeld, maar die we niet op tijd (binnen 6 maanden) in behandeling hebben kunnen nemen.
DCDefinitieve compensatiebeschikking. In deze brief staat wat het definitieve compensatiebedrag is dat een ouder krijgt. Deze brief versturen we na de integrale beoordeling.
LU MBDLatere uitbetaling minimumbedrag dertigduizend. Deze brief bevestigt de afspraak die een ouder met ons gemaakt heeft om het compensatiebedrag van €30.000 op een later moment te ontvangen.
OB ZMOntvangstbevestiging zelfmelder. Deze brief versturen we om te bevestigen dat wij de aanmelding van een ouder hebben ontvangen. Staat er een D achter dan heeft de ouder ook zijn dossier opgevraagd.
PLNPlanning. Met deze brief laten we weten wanneer de ouder op de planning staat voor verdere behandeling.
VCVooraankondiging compensatie. Met deze brief laten we weten wat het voorlopige bedrag is dat de ouder aan compensatie krijgt. De brief bevat altijd een uitnodiging om het bedrag samen met de persoonlijk zaakbehandelaar te bespreken. En waar nodig te corrigeren. Pas daarna ontvangt een ouder een definitieve compensatiebeschikking.

CAP/UCF

Vaak staat er voor het kenmerk van UHT ook de afkorting CAP/UCF/21/051 (of een ander cijfer). CAP staat voor Centrale Administratieve Processen. Dit is het onderdeel van de Belastingdienst dat veel brieven van de Belastingdienst verstuurt. De afdeling die dit uitvoert heet Unit Centrale Functies. Daar staat de afkorting UCF voor. 21 betekent dat de brief in 2021 is verstuurd. Het laatste cijfer is een volgnummer: de brief met dit kenmerk is de 51e mailing (van CAP) in 2021.

Cijfers in de afkortingen

Cijfers achter de UHT-afkorting zijn vaak volgnummers. Bijvoorbeeld wanneer ouders meer brieven over 1 onderwerp krijgen. PLN4 is dan de 4e brief die iemand heeft gekregen over de planning. Of ze geven een fase aan: B DMB2 betekent dat deze brief in de 2e serie brieven over dit onderwerp zat. Soms betekent het cijfer dat er een nieuwe versie van de brief is gemaakt, omdat er iets in is aangepast.

175 miljoen brieven

De Belastingdienst verstuurt jaarlijks in totaal zo'n 175 miljoen brieven. Denk bijvoorbeeld aan alle brieven waarin we mensen elk jaar oproepen aangifte voor de inkomstenbelasting te doen. Het briefkenmerk is dan heel belangrijk om al die brieven te kunnen volgen tijdens het printen, verzenden en natuurlijk archiveren.