Vraag & Antwoord - Chatten met Webex

1. Ik zie nooit telefoonnummers van collega’s, in het voorbeeld net stond er wel een telefoonnummer. Hoe kan je dat instellen?

Dit betekent dat je dan ook op je Belastingdienst telefoonnummer beschikbaar bent. Dit kan alleen indien je al bent overgezet op Webex Calling.

Indien je gebruik maakt van Webex Calling komt je 088-nummer er automatisch bij te staan. Heb je wel een 088-nummer, maar staat deze er nog niet bij? Dan is je nummer waarschijnlijk nog niet gemigreerd vanuit het Mitel-platform.

1. Hoe krijg ik de berichten zichtbaar op de virtuele omgeving op de DBO?

Dat kan door op de virtuele-DBO in de browser rijksvideo.webex.com te openen.

1. Hoe kun je een chat uit het overzicht verwijderen die niet meer relevant is?

Je kunt de chat verlaten of verbergen door met de rechtermuisknop op de chat te klikken en daarna kies je voor Verlaten of Verbergen. Dit is dus het contact met de andere persoon of de groep. Wanneer je een enkel bericht wilt verwijderen uit een chatgesprek, dan kan je dit doen door met je muis op het bericht te gaan staan en rechtsboven op de 3 puntjes te klikken en daarna op Bericht verwijderen.

2. Is er ook een manier om meerdere gesprekken tegelijkertijd te verlaten of te verwijderen. Ik heb een hele waslijst van mensen die ik eigenlijk maar 1 keer heb gechat.

Nee, dat kan niet helaas.

3. Wanneer je een bericht verwijderd, verwijder je deze dan ook voor de ontvanger?

Ja, dat klopt.

4. Hoe kan je een markering opheffen?

Dit kun je doen door bij het gemarkeerde bericht rechts boven op de 3 puntjes te klikken en vervolgens op Markering opheffen. Staat het bericht als banner vast dan kun je daar ook de markering opheffen.

5. Kan je ook een uitgesteld chatbericht versturen via telefoon?

Ja, hiervoor moet je de verzenden-knop even ingedrukt houden, selecteer je de datum en tijd waarop je bericht verzonden mag worden en klik je op Plannen/Planning.

6. Moet je zelf online zijn om het uitgestelde bericht te laten verzenden?

Nee, dat hoeft niet.

7. Er staat een rood uitroepteken achter een persoon in de gesprekkenlijst. Wat betekent dit?

Waarschijnlijk is het account van deze persoon uit Webex verwijderd. Waarschijnlijk heb je eerder een (chat)gesprek met deze persoon gehad waardoor deze nog zichtbaar is in je recente gesprekkenlijst. Dit gesprek blijft nog maximaal 30 dagen zichtbaar.

8. Is het mogelijk om berichten te exporteren?

Nee, dit is helaas niet mogelijk.

9. Kun je een ingepland bericht ook annuleren?

Ja, dat kan. Nadat je het bericht hebt ingepland klik je op Alle geplande berichten weergeven. Bij het bericht dat je wil annuleren klik je op de 3 puntjes (Meer opties) en klik je op Bericht negeren. Klik daarna op Verwijderen om het versturen van het geplande bericht te annuleren.

10. Wat houdt de functie 'spieken' in?

Door gebruik te maken van deze functie kun je een bericht lezen zonder dat de ontvanger een leesbevestiging ziet of dat jouw bericht als gelezen wordt gemarkeerd.

11. Ik zie het potlood-icoon niet bij een bericht en kan hem niet bewerken.

Je ziet dit icoon alleen bij een door jou verzonden bericht.

1. Ik heb een hele lijst gesprekken onder 'Verborgen' staan, maar ontvang je hier dan ook geen bericht van als er een nieuwe chat binnenkomt?

Dat klopt. Wanneer je bovenaan de gesprekkenlijst klikt op het filter-icoon dan zie je achter Verborgen wel eventueel een getal staan met het aantal gemiste berichten.

1. Hoe zorg je dat het balkje met de naam niet voor het gezicht van de spreker komt?

Klik op de layout knop boven in het scherm en zet het vinkje uit bij Namen in video's.

1. Hoe kan ik vergaderingen, die later dan 30 dagen gepland staan, bewerken?

Dat kan via de userhub. Je logt hiervoor in op rijksvideo.webex.com. Het is dus aan te raden om vergaderingen die wat verder in de toekomst gepland staan in te plannen via deze manier. Hoe je dit doet staat uitgelegd in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen.

1. Hoe pas je de instellingen aan bij een iPad ?

Je kunt hier de instructies vinden voor het aanpassen van de instellingen op een iPad in de gebruikerskaart Instellingen aanpassen - iPhone voor de iPhone. Deze zijn op de iPad hetzelfde.

2. Hoe kan ik de leesbevestiging uitzetten?

Dit kun je doen door de instellingen aan te passen volgens onderstaande stappen:

1. Ga naar de Instellingen via het linkermenu of via je avatar.
2. Klik op de tab Chatten.
3. Vink de optie Leesbevestigingen verzenden en weergeven uit.

3. Mijn instellingen van geluid veranderen per vergadering. Kan ik dit aanpassen?

Gebruik je wel iedere keer dezelfde locatie en laptop? Wellicht heb je je instellingen op "Automatisch" staan waardoor Webex zelf de meest gunstige situatie instelt en dit kan dus per keer verschillen. Kijk op de pagina Instellingen aanpassen om de audio-instellingen te controleren.

1. Ik krijg geen pop-up meer sinds ik over ben naar een DBO, hoe kan ik dit instellen?

Dit kun je ook aanpassen bij de tab Meldingen in de Instellingen. Meer informatie vind je op de pagina Aan de slag met Webex.

2. Is het mogelijk om in te stellen dat je geen berichten in beeld krijgt wanneer je bijvoorbeeld een presentatie geeft? Of moet je Webex dan helemaal afsluiten?

Dat kan zeker! Dit kun je aanpassen bij de tab Meldingen in de Instellingen. Meer informatie vind je op de pagina Aan de slag met Webex.

3. Kun je het geluidje ook horen wanneer je het wil instellen ? Of moet je echt een berichtje vragen aan een collega om te horen wat het geluidje is?

Zodra je een geluid selecteert hoor je hem ook meteen even als voorbeeld.

4. Moet je altijd je Webex aan laten staan? Ik zet het alleen aan als er een online meeting is.

Wel om de meldingen te ontvangen. Wanneer je Webex afsluit kun je geen chats en oproepen ontvangen. Voor bereikbaarheid vanuit je collega's is het praktisch om deze wel aan te zetten zodat zij zien dat jij online bent. Je kunt ook de app op je telefoon installeren en hier de meldingen aanzetten.

1. Bij het aansluiten in een persoonlijke ruimte moet ik steeds het gehele nummer typen, kan ik favorieten instellen?

Indien je de collega opzoekt in de zoekbalk (of bij recente chats hebt staan) kun je naar de "profiel" tab gaan waar je de link naar de persoonlijke ruimte ziet. Door met je rechtermuisknop op een chatgesprek te klikken kun je ook op Toevoegen aan favorieten klikken waardoor dit chatgesprek of contactpersoon bovenaan je gesprekkenlijst te vinden is.

2. Hoe kan ik bij het opstarten van Webex alleen de contactpersonen zien die op dat moment actief/online zijn?

Daar kun je niet op filteren, maar in de avatar staat de status (groen bolletje, rood bolletje, etc.). De contactpersonen worden weergegeven in de volgorde van laatste contactmoment. Je kunt ook geen apart gedeelte hiervoor aanmaken.

3. Kan ik een deel van de Webex-chat bewaren en opslaan voor mijn dossier?

Je kunt chatberichten (tekst) kopiëren door de tekst te selecteren en te plakken in een apart document. Je kunt ook een screenshot maken en opslaan.

4 Kan je degene waarmee je regelmatig chat alfabetisch zetten?

Dit niet mogelijk, de chats worden weergegeven in laatste contactmoment (meest recent bovenaan). Als je de persoon als favoriet markeert (klik hiervoor met je rechtermuisknop op het chatgesprek en vervolgens op Toevoegen aan Favorieten) staat deze regelmatig bovenaan in de lijst van je favorieten. Je kunt ook nog gebruik maken van gedeelte secties. Hoe je dit doet staat uitgelegd in de gebruikerskaart Chatten met Webex: Het chatvenster.

5. Hoe kan ik gedeelten weergeven?

Dit kan door rechtsboven het +-icoon te klikken en te kiezen voor Een gedeelte sectie. Daarna klik je op de 3 streepjes (Filteren op) en kies je voor Gedeelten weergeven.

1. Hoe lang blijven de bericht in Webex staan? Kun je dit eventueel ook wijzigen?

De chats worden 3600 dagen, oftewel 10 jaar, bewaard. Dit kun je niet wijzigen.

2. Hoe kan ik in de Webex-app op de laptop verder dan een maand vooruit kijken in de agenda? Ik heb namelijk in die applicatie afspraken ingepland, maar kan die nu niet meer wijzigen, omdat ik maar een maand vooruit kan kijken.

Je kan dit bekijken op het gebruikersportaal via rijksvideo.webex.com. Je kan als je de afspraken in de app hebt gepland alleen bekijken op de webpagina, niet meer aanpassen. Advies is dan ook om afspraken meer dan een maand vooruit te plannen via het gebruikersportaal.

3. Kun je een bericht naar jezelf sturen (herinnering voor later moment)?

Ja, je kunt een ruimte aanmaken met jezelf.

4. Particulieren/bedrijven hebben toch niet Webex? Hoe kan men dan met burgers op deze manier communiceren?

Iedereen kan deelnemen in een Webex-vergadering via de webpagina, chat is inderdaad zonder Webex-account (nog) niet mogelijk. Wanneer je iemand een uitnodiging verstuurd voor een Webex-vergadering dan staat daar een link in die in de webbrowser geopend wordt, indien je geen Webex-app geïnstalleerd hebt.

1. Mijn foto kan niet rechtop geplaatst worden. Deze blijft schuin staan.

Webex neemt de foto over zoals deze wordt geüpload naar de app. Kan het misschien zijn dat je foto niet rechtop staat in het origineel? Pas dit dan aan en probeer het nog eens.

2. Bij mijn profiel staat wel mijn e-mailadres maar geen telefoonnummer. Hoe kan ik dat aanpassen?

Een telefoonnummer is alleen zichtbaar als je Webex Calling gebruikt. Dit is niet voor iedereen het geval. In verband met privacy willen we niet dat de mobiele nummers aan iedereen wordt gepubliceerd (denk aan grote vergaderingen met externen).

1. Is Slido ook deel van Webex?

Slido is inderdaad onderdeel van Webex en kan door iedereen met een Webex-account gebruikt en ingezet worden.

2. Moet je in een actieve Webex-vergadering zijn om een vragenlijst te sturen naar groepsnaam leden?

Dit hoeft niet. Je kunt een Slido ook delen via een link. Je kunt hierover meer vinden op de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Slido.

3. Waarom is Slido niet beschikbaar in de chat?

Je kunt Slido ook gebruiken via de browser via www.slido.com. Je kunt hier inloggen met je Webex-gegevens. Op deze manier kun je Slido altijd gebruiken, ook buiten videovergaderingen om.

1. Wat is het verschil tussen "stille uren" en "niet storen"?

Je kiest voor Niet storen wanneer je aan het werk bent en voor Stille uren wanneer je niet werkt. Hoe je dit instelt lees je op de pagina Chatten met Webex: Profiel bewerken.

2. Bij Beschikbaarheid kan ik niet kiezen voor "Beschikbaar" maar alleen voor "Bezet" of "Niet storen". Klopt dat? Staat je bolletje automatisch op groen? Tenzij je dat dus aanpast?

Precies, je bent standaard altijd beschikbaar. Je kunt dit ook zien aan het groene bolletje bij je naam.

3. De instellingen voor afwezigheid binnen Webex staan toch los van de afwezigheidsinstelling binnen de mail ?

Dat klopt. Wel kun je Webex koppelen met Outlook (indien je een M365-account hebt (lees in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Een videovergadering inplannen). Wanneer je in Outlook je out-of-office instelt, wordt deze wel overgenomen in Webex. Er komt dan een vliegtuig-icoon bij je avatar te staan.

4. Hoe kan ik een vooraf ingestelde status uit mijn lijst verwijderen?

Dat kan helaas niet. Je kunt zelf bovenin het venster een eigen status intypen, welke je vervolgens wel weer kunt verwijderen.

5. Krijg je bij de meldingen op een later moment wel binnen wanneer je jouw status op 'Niet storen' hebt ingesteld?

Je krijgt dan geen meldingen binnen. Je zal dan aan de hand van de bolletjes/cijfertjes in de chat moeten controleren welke berichten je hebt gemist. Het wordt dan aangegeven als nieuw bericht/antwoord.

6. Kun je een status verwijderen?

Ja, dat kan. Klik hiervoor op de ingestelde status en daarna op het kruis-icoon hierachter. Klik vervolgens op Opslaan.

1. Kan je stille uren instellen voor meerdere weken?

Je stelt de stille uren in voor elke week, niet voor één specifieke week.

2. Kan je per dag meerdere stille momenten plannen?

Nee, dat kan helaas niet. Dit zou je dan handmatig steeds moeten aanpassen door je status op Niet storen te zetten. Hoe je dit doet lees je op de pagina Chatten met Webex: Profiel bewerken.

3. Kan je een stille uren profiel instellen? Dus eentje voor vakantie en eentje voor een reguliere week? Zodat je die niet steeds hoeft aan te passen, maar een instelling kan toepassen?

Nee, dat kan helaas niet. Je kunt wel je status aanpassen naar "Vakantie" zodat je collega's zien dat je niet aanwezig bent. Hoe je dit doet lees je op de pagina Chatten met Webex: Profiel bewerken.

4. Wat is het nut van stille uren, je hebt je computer dan toch uit?

Het kan afhangen van je werkzaamheden. Ook zet niet iedereen zijn computer aan het eind van de werkdag uit. Stille uren kan worden gebruikt wanneer je niet gestoord wilt worden op de ingestelde tijden. Tijdens stille uren krijg je geen notificaties. Dit geldt niet alleen voor de laptop (die waarschijnlijk uit staat in die periode), maar ook op je mobiele telefoon (!). Hiermee zorg je dat je buiten je reguliere werktijden geen notificaties krijgt, van berichten die collega's versturen; op je laptop, tablet en mobiele telefoon. Je kunt Webex namelijk op alle apparaten die door de werkgever beschikbaar gesteld zijn installeren en gebruiken.

5. Zie je later de berichten nog terug als je status op 'niet storen' stond of op 'stille uren'?

Ja, zeker. De berichten worden gewoon afgeleverd, maar je ontvangt hier alleen geen melding van.

1. Hoe verwijder je een team?

Door alle leden uit het team te verwijderen en dan zelf als laatste het team te verlaten. Dit doe je op de volgende manier:

1. Klik links in de menubalk op Teams
2. Open het team dat je wil verwijderen en klik op de tab Leden.
3. Klik met je rechtermuisknop een voor een op de leden en vervolgens op Uit team verwijderen.
4. Tot slot klik je op Team verlaten.

1. Kan het lettertype worden aangepast? Bijvoorbeeld naar een meer dyslexie-vriendelijk lettertype?

Het lettertype kan helaas niet worden aangepast. Echter kun je wel de lettergrootte aanpassen door te klikken op Instellingen, daarna te kiezen voor de tab Toegankelijkheid en daar het Lettertypegrootte voor berichten aan te passen.

1. Vallen Webex-chatberichten onder de categorie 'op de zaak betrekking hebbende stukken', waardoor belastingplichtigen recht hebben op inzage hierin?

Je kan dit het beste intern bij je eigen afdeling checken, BBN2 wordt deels bepaald door de afdeling zelf.

2. Hoe is het met de privacy? Omdat je bijvoorbeeld van elke collega kan zien hoe lang geleden iemand ingelogd was.

Je kunt dit zelf aanpassen in de Instellingen onder de tab Privacy. Hoe je dit doet wordt uitgelegd in de gebruikerskaart Instellingen aanpassen.

3. Is het veilig om vertrouwelijke informatie via Webex delen met een collega?

Ja, Webex is hiervoor versleuteld. Echter moet je oppassen met persoonsgegevens zoals bsn (burgerservicenummer) en/of naam van een belastingplichtige, hiermee moet met zorg omgegaan worden. Dus het is niet verstandig om deze in de chat te plaatsen (in verband met mee lezen op het scherm en het 3600 dagen bewaren van chats).

4. Chatberichten worden 10 jaar bewaard. Wie kan daar bij? En wordt dit na 10 jaar automatisch gewist?

Alle data is versleuteld (encrypted) en kan daardoor door niemand worden bekeken. De berichten worden niet verwijderd en daardoor dus voor 10 bewaard. Na deze periode worden de berichten automatisch verwijderd.

5. Wat betekend "Extern" en "Niet geverifieerd" wanneer dit staat bij een deelnemer in Webex?

Wanneer er "Extern" staat, betekent dit dat dit een Webex-gebruiker is van buiten de Rijksoverheid. Staat er "Niet geverifieerd" dan kan het zijn dat door deze persoon nog geen gebruik is gemaakt van Webex.

6. Mag ik een klantnaam opnemen in een chat?

De eisen voor privacy en veiligheid zijn doorslaggevend bij het beschikbaar stellen van deze informatie en wordt bepaald door de afdeling. Er moet uiteraard zorgvuldig worden omgegaan met gevoelige data.

1. Hoe zit het met de overgang naar Teams? En de veiligheid van Webex?

We begrijpen de verwarring van het bestaan van twee videovergaderprogramma’s naast elkaar. Binnen de Rijksoverheid hanteren we een tweesporenbeleid. Dit betekent dat Webex en MS Teams tot ten minste eind 2026 allebei beschikbaar zijn. De eisen voor privacy en security zijn doorslaggevend bij het beschikbaar stellen van deze videovergaderprogramma’s. Webex is het enige videovergaderprogramma waarmee je zowel binnen de eigen organisatie als ook met andere overheidsorganisaties en externen veilig kunt videovergaderen, chatten en samenwerken. Webex is daarom de meest gebruikte videovergadertool.

2. Als je samenwerkt met een externe partij, heeft Webex dan de voorkeur boven Zoom of Teams? T.a.v. het beveiligingsniveau.

Webex kent ook dan een betere beveiliging, het ligt er natuurlijk ook aan wat de externe partij gebruikt of een en ander mogelijk is

1. Heeft iedereen toegang tot whiteboards?

Ja, iedereen kan whiteboards maken. Vanaf april (2025) komt er in de Webex-app in de linker menubalk een directe knop naar jouw whiteboards.

1. Hoe kun je ervoor zorgen dat als je in de zoekbalk een vergadernummer invoert hij standaard de vergadering/ruimte opent i.p.v. probeert te bellen?

Hiervoor kan je @rijksvideo.webex.com zetten achter het nummer.

2. Hoe kan ik de inhoud van alle chats doorzoeken?

Dit kan je middels de zoekbalk bovenin de app. Wanneer je hier een zoekterm invult krijg je links in het venster de resultaten te zien per categorie (personen, berichten, inhoud etc.).

3. Hoe kan ik makkelijk een collega uit het land in Webex vinden? Vaak kan ik, ondanks zoeken op voorletters, niets naar voren krijgen om de collega eerst de benaderen.

Je kunt het beste zoeken op e-mailadres. Op die manier kun je collega's binnen de hele Rijksoverheid terugvinden. Je kunt niet zoeken op user-id.

4. Kun je zoeken op je eigen reacties in de chat?

Ja dat kan, je kan hiervoor gebruik maken van het zoekglas in de specifieke ruimte waarin je de chat aan het voeren bent of de zoekfunctie bovenin de Webex-app gebruiken.