Vraag & Antwoord - Webex Webinars

1. Je kunt een webinar organiseren tot 1.000 deelnemers. Wat als je een webinar wil organiseren voor meer dan 1.000 deelnemers?

Je kunt een mail sturen naar RijksbredeICTdienstverlening@Belastingdienst.nl en vragen om een licentie voor tot 5.000 deelnemers. Je kunt dan tot 10.000 deelnemers laten registreren, maar er kunnen er maximaal 5.000 deelnemen aan de webinar.

2. Kun je alleen webinars geven aan mensen die Webex hebben geïnstalleerd? 

Nee, mensen kunnen ook via de browser deelnemen aan de webinar. Beste functionaliteit blijft natuurlijk wel via de Webex-app.

3. Wat is jullie ervaring met een webinar voor externen (binnen en buiten overheid)?

Externen (of internen zonder Webex-account) kunnen aan de hand van de uitnodiging gewoon deelnemen via de browser, zonder Webex-account. De Webex-app hoeft niet geïnstalleerd te worden, maar het is mogelijk dat in de browser binnen de externe organisatie beperkingen zijn ingesteld.

4. Hoe kunnen mensen anoniem deelnemen?

Anoniem kun je niet deelnemen aan webinar. Een naam en e-mailadres zijn verplicht. Een deelnamelink heb je vaak ook nodig. Je hebt wel de mogelijkheid om anoniem te reageren in Slido of als host om de namen van de andere deelnemers te verbergen.

5. Moeten externe partijen ook Webex gebruiken of kunnen ze via een ander systeem (bv. Teams) het webinar benaderen? Of moeten ze een plug-in installeren?

Hier is altijd een plugin via de browser voor nodig. Deze zal automatisch gestart worden indien nodig. Bij gebruik van de Webex-app zal deze gekozen kunnen worden voor deelname.

6. Nu staan de deelnemers op onzichtbaar. Kan je dat als host ook aanpassen als je dat wilt?

Tijdens een webinar zijn deelnemers altijd onzichtbaar en niet hoorbaar. Je kunt een deelnemer wel vragen zijn/haar microfoon in te schakelen. Ook kun je een deelnemer (tijdelijk) panellid maken en zo de camera en microfoon laten gebruiken.

1. Blijven alle instellingen hetzelfde als je deze opslaat als sjabloon?

Ja, als je eerst alle instellingen zet zoals jij die graag wilt hebben en deze vervolgens opslaat als sjabloon zul je elke keer na het selecteren van dat sjabloon alle instellingen goed hebben staan. Je kunt meerdere sjablonen opslaan. Wil je hier meer over weten? Lees dan de gebruikerskaart Webex Webinars: Een webinar inplannen.

2. Bij het inplannen van een webinar staan standaard veel instellingen 'verkeerd'. Kan dat dan niet anders?

Het is mogelijk een eigen template/sjabloon te maken van de instellingen die jij fijn vindt om te gebruiken. Hoe je dit doet staat uitgelegd in de gebruikerskaart Webex Webinars: Een webinar inplannen.

3. Kan het inplannen ook via Outlook?

Het plannen van een webinar kan ook via Outlook. De opties zijn echter beperkter dan op de website. Na een druk op de knop Cisco Webex moet er dan gekozen worden voor het tabblad Webinar. Het is aan te raden om het plannen te doen via rijksvideo.webex.com of de Webex App.

4. Kunnen er meerdere webinars per dag worden ingepland of wordt het systeem dan traag?

Er kunnen meerdere webinars per dag worden gepland, dit gebeurd ook al.

5. Kan ik de webinar plannen voor een ander?

Nee, dat kan niet (zoals bij een videovergadering). Je kunt wel anderen toevoegen als panellid en de rol van "co-host" geven. Diegene kan dan ook de webinar opstarten etc.

6. Kan je oefenen met het inplannen en alles opties en deze vervolgens weer annuleren of is dit te belastend voor het systeem?

Ja, dit kan uiteraard. Dat adviseren we zelfs om er een goed gevoel bij te krijgen.

7. Kun je zelf je voorkeuren opslaan voor het inplannen van een webinar?

Ja, dat kan! Klik daarvoor, na het inplannen van de webinar op Opslaan als sjabloon. Bij het inplannen van een volgende webinar kun je dan rechts bovenin dat sjabloon aanvinken.

1. Is het mogelijk om in een webinar een aantal deelsessies gelijktijdig op te starten en wat is de werkwijze?

Ja hoor, dat kan. Bedenk echter dat alleen een opname kan worden gemaakt van de hoofdsessie, niet van de deelsessies. Je kunt de deelsessies zelf aanmaken bij het plannen of tijdens de sessie. Meer informatie kun je vinden in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: samenwerken in deelsessies.

2. Kun je instellen dat interacties door deelnemers tijdens de webinar niet mogelijk zijn, maar bijvoorbeeld op het laatst wel zodat je deelnemers kunnen reageren?

Ja, dat kan. Je kunt de webinar-opties bij het inplannen van en tijdens de webinar op elk moment aan- of uitzetten. Je doet dit door onderin de menubalk op Meer opties te klikken en daarna op Webinaropties. Pas deze aan naar je voorkeur en klik op Opslaan.

3. Als je deelnemers wilt laten spreken moet je dat vooraf besluiten of ter plekke per persoon spreken toestaan?

Deelnemers hebben tijdens een webinar niet de mogelijkheid hun microfoon of camera in te schakelen. Het is mogelijk om de microfoon tijdelijk toe te staan. Je kunt er ook voor kiezen om een deelnemer panellid te maken waardoor hij of zij ook de camera kan inschakelen (meer informatie in de gebruikerskaart Webex Webinars: Rollen en rechten).

4. Als je een webinar houdt, blijven de vragen die tijdens het webinar gesteld worden dan bewaard? Zodat je die later ook nog zou kunnen teruglezen en beantwoorden als organisator?

Als je gebruik maakt van Slido wel. Deze kun je allemaal terugvinden wanneer je inlogt op www.slido.com met jouw Webex-gegevens.

1. Kun je een webinar ook inplannen via de iPad?

Je kunt op de iPad gewoon via de browser naar https://rijksvideo.webex.com gaan en inloggen. Je kunt de webinar niet inplannen via de Webex-app.

1. In hoeveel talen kun je ondertiteling doen?

Tot wel 120 talen!

2. De functionaliteit voor live ondertiteling en vergadering is voor mij niet zichtbaar, klopt dat?

Dat klopt, deze functie is op dit moment alleen nog beschikbaar binnen Belastingdienst, Douane en Toeslagen.

3. is de ondertitel functie ook te gebruiken om achteraf een transcript te maken?

Nee, die functionaliteit is helaas (nog) niet beschikbaar.

1. Je kunt ook toch ook direct een enquête tonen aan de deelnemers als evaluatie voor de webinar?

Ja, dat kan inderdaad! Hier vind je meer informatie over in de gebruikerskaart Webex Webinars: Opties na het inplannen.

1. Kun je de webinar opnemen? En zo ja, hoe doe je dat?

Ja, dat kan! Onderin de menubalk staat een knop Opnemen. Door hier op te klikken wordt de opname automatisch online opgeslagen en kun je deze terugvinden in het gebruikersportaal.

1. Waar komen deelnemers terecht als de oefensessie nog aan staat?

Wanneer de oefensessie actief is, komen deelnemers terecht in de lobby of wachtruimte.

1. Hoe kunnen andere Rijksoverheidsorganisatie (dus niet Belastingdienst, Douane, Toeslagen) een webinar-licentie aanvragen voor 15 januari?

Medewerkers buiten de Belastingdienst kunnen terecht bij de postbus RijksbredeICTdienstverlening@Belastingdienst.nl.

1. Is er een richtlijn voor hoeveel V&A moderators er nodig zijn per webinar?

Het hangt heel erg af van het thema en hoeveel vragen je verwacht, er is geen vaste richtlijn. Wij gaan zelf vaak uit van ongeveer 1 moderator per 200 verwachte deelnemers.

2. Moet degene die de webinar heeft ingepland ook altijd degene zijn die de webinar opstart en aanwezig zijn?

Nee dit hoeft niet, je kan een webinar voor iemand anders plannen. Iedereen die jij toewijst als co-host kan de vergadering ook opstarten. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Rollen en rechten.

3. Onderlinge communicatie tussen panelleden kan toch ook via de chat? Wat zijn dan de nadelen hiervan?

Wij gebruiken voor onderlinge communicatie tussen panelleden een Webex-ruimte. Wanneer je gebruik maakt van de chatfunctie binnen de webinar is de kans op verwarring groter en kunnen berichten wellicht per ongeluk bij de verkeerde personen aankomen.

4. Hoeveel hosts kun je maximaal instellen?

Er is altijd maar 1 host in de webinar. Het aantal co-hosts is onbeperkt. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Rollen en rechten.

5. Is het ook mogelijk dat er 2 presentatoren zijn? En dat zij dan zelf het 'eigen deel ' van de presentatie 'door klikken'?

De presentatie kan maar door een persoon tegelijk gedeeld worden, de presentator. Wel kun je gemakkelijk deze rol doorgeven aan iemand anders. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Rollen en rechten.

6. Wat is de rol van een panellid?

Een panellid kan een gedeelte van de presentatie presenteren of zelfs de hele presentatie, afhankelijk van de afspraken. Hij/zij kan op elk moment inbreken. Een panellid heeft volledige controle over de video en microfoon. Een deelnemer heeft dit niet.

1. Hoe ziet de webinar eruit als er geen presentatie in beeld is, maar alleen de host? En met meerdere hosts?

Er zijn verschillende indelingen mogelijk welke tijdens de webinar zijn in te stellen. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Schermindeling voor hosts.

2. Hoe kun je scherm delen en toch de deelnemers zien? Of kan dit alleen met een tweede scherm?

Je kunt tijdens het delen ervoor kiezen om verschillende deelvensters te openen. Dit neemt wel ruimte in op je scherm waarvoor een tweede scherm wel wordt geadviseerd. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Schermindeling voor hosts.

3. Is verplaatsen naar podium voor iedereen zichtbaar?

Het podium is alleen zichtbaar voor iedereen als het scherm ook daadwerkelijk wordt gesynchroniseerd. Die knop is bij het samenstellen van het podium bovenaan zichtbaar. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Schermindeling voor hosts.

4. Hoe zorg je er voor dat je de deelnemers aan kijkt, terwijl je je scherm op twee schermen deelt?

Belangrijk is dat je dan de presentatie voor je zelf zichtbaar hebt op het scherm waar de camera op aan staat.

1. Is de Slido data openbaar beschikbaar? Dus kunnen ook mensen buiten de Belastingdienst deze volgen?

Nee, de data is alleen beschikbaar voor de mensen met wie jij deze deelt. Wel kan iedereen die deelneemt aan de webinar de Slido als deelnemer invullen. Meer informatie vind je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Slido.

2. Moet je de nieuwste versie van PowerPoint hebben om de Slido optie te kunnen gebruiken? 

Slido is een extensie voor PowerPoint. Geen onderdeel van PowerPoint. Afhankelijk van in welke organisatie je zit kun je die downloaden uit de AppHub.

3. Op welke wijze kun je Slido interactief laten invullen (plaats- en tijd onafhankelijk)?

Dat kan door een Slido aan te maken via www.slido.com en te kiezen voor de survey-optie. Vervolgens kun je deze link (met eventueel wachtwoord) verzenden naar de doelgroep.

4. Wij gebruiken voor interactiviteit/pollvragen Mentimeter. Wat is het verschil tussen Slido en Mentimeter? En heb je voor Slido een betaald account nodig? 

Slido is standaard geïntegreerd in Webex. Je kunt hier gratis gebruik van maken wanneer je inlogt met je Webex-account.

5. Hebben wij ook de mogelijkheid een account voor Kahoot of Mentimeter te maken en in Webex te gebruiken, of wordt binnen de dienst alleen Slido gebruikt/aanbevolen?

Slido is momenteel de tool welke ondersteund wordt door de dienst welke goedgekeurd is.

6. Hoe kan ik Slido toevoegen als ik de webinar inplan of gaat dat automatisch?

Dat gaat niet automatisch, maar door op www.slido.com in te loggen met jouw Webex-account kun je altijd een Slido aanmaken. Op de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Slido lees je hoe je Slido gebruikt.

7. Kun je de look en feel aanpassen van de Slido-pagina?

Slido maakt gebruik van templates om verschillende type vragen te kunnen stellen. De lay-out is daardoor beperkt aan te passen.

8. Kun je weergaven van de V&A in Slido aanpassen dus recente vraag boven en oudste onder?

Ja, als moderator kun je kiezen.

1. Wat is de maximale tijd voor een webinar? Zodat de aandacht blijft.

Een webinar van een uur is een fijne tijd om iedereen bij de les te houden. Niet altijd zal alles besproken kunnen worden in EEN uur, maar probeer dan pauzes in te plannen. Zorg altijd voor interactie om je publiek geboeid te houden en de informatie beter te laten onthouden.

1. Hoe zit het met de AVG als je een webinar geeft voor externen m.b.t. registratie van deelnemers?

Externen zullen zich met hun e-mailadres moeten registreren, verder is het aan de host wat er getoond en besproken wordt. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Deelnemers uitnodigen of registeren.

1. Hoe lang duurt gemiddeld het voorbereiden op een webinar?

Zeker in het begin als het plannen van webinars voor jou nog onbekend is zou ik hier ruim de tijd voor nemen en de geplande webinar van te voren ook uittesten met anderen. Een gepland webinar kun je op elk moment starten. Er komen veel verschillende aspecten kijken bij de voorbereiding, zowel praktisch als technisch:

• Inplannen van de webinar: Webex Webinars: Een webinar in plannen
• Overige instellingen na het inplannen van de webinar: Webex Webinars: Opties na het inplannen
• Deelnemers uitnodigen en registeren: Webex Webinars: Deelnemers uitnodigen of registeren
• De webinar opstarten (om mee te oefenen): Webex Webinars: Een webinar opstarten
• De inhoud van de webinar: Webex Webinars: Interactie tijdens je webinar

2. Is het mogelijk om bij een webinar zogenaamd 'gebeurtenismateriaal' in de vorm van bijvoorbeeld een PowerPointpresentatie mee te sturen in de uitnodiging?

Dit is om verschillende redenen niet mogelijk. De mogelijkheid voor bestandsoverdracht is om verschillende redenen geblokkeerd en dus niet mogelijk.

3. Hoe doe je een dry-run als er geen publiek is?

Er hoeven geen deelnemers te zijn in het webinar. Alleen de sprekers is voldoende om een dry-run uit te voeren. Eventueel kun je panelleden tijdelijk deelnemer maken. Je krijgt echter geen reacties vanuit het publiek natuurlijk.

4. Kan je de oefensessie ook opnemen?

Nee, dat kan niet.

1. Kennen jullie de verschillen (voor-en nadelen) tussen de webinar-functie in Teams en Webex?

Vrijwel dezelfde opties in Webex zijn ook beschikbaar in Teams. De opname-optie is echter niet beschikbaar. Natuurlijk zijn er kleine verschillen, maar je ziet sterk terug dat Microsoft en Cisco bij elkaar in de keuken kijken. Daarnaast voldoet Webex aan strengere veiligheidseisen en kunnen daardoor externen deelnemen.

2. We gaan binnenkort over naar M365. In fase 2 wordt volledig Teams uitgerold. Wordt Webex dan toch nog gebruikt?

Ik begrijp de verwarring van het bestaan van twee videovergaderprogramma’s naast elkaar. Binnen de Rijksoverheid hanteren we een tweesporenbeleid. Dit betekent dat Webex en MS Teams tot ten minste eind 2026 allebei beschikbaar zijn. De eisen voor veiligheid en privacy zijn doorslaggevend bij het beschikbaar stellen van deze videovergaderprogramma’s. De Rijksvideodienst-omgeving van Webex is het enige videovergaderprogramma waarmee je zowel binnen de eigen organisatie als ook met andere overheidsorganisaties en externen veilig op BBN2-niveau kunt videovergaderen, chatten en samenwerken.

3. Degenen die ook gebruik maken van Teams, kunnen die ook in Webex?

Ja hoor, dat is geen probleem. Je kunt afwisselend van beide applicaties gebruik maken.

4. Wij gaan over naar M365, dan hebben we ook Teams. Kan een webinar ook via Teams?

Het plannen van een Webex webinar in Teams kan (nog) niet. In Teams is het alleen mogelijk om een Webex videovergadering / persoonlijke ruimte te plannen. Je dient wel over de Webex Meeting plugin in teams actief te hebben.

Voor een Teams-only webinar kun je het beste je MS Teams ondersteuner benaderen.

1. Is een webinar ook geschikt voor het geven van een opleiding?

Dat kan, alleen wat is de verwachting voor de deelnemers? Moeten zij kunnen reageren? Dan is wellicht een gewone videovergadering een betere optie. De verschillen tussen een webinar en videovergadering lees je hier: Webex Webinars vs. Videovergaderen met Webex.