Een webinar geven via de VC-set

1. Open het gebruikersportaal door in te loggen op rijksvideo.webex.com met jouw Webex-gegevens.
2. Klik links in het menu op Webinars en open de webinar die jij wil opstarten.
3. Controleer de toegevoegde panelleden aan de rechterkant en controleer ook of de juiste personen de rol van co-host hebben toegewezen.
4. Voeg indien nodig nog de juiste personen toe of wijs de rol van co-host toe. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Een webinar inplannen of Webex Webinars: Opties na het inplannen.
5. Indien je Slido gebruikt, controleer je via www.slido.com of de juiste co-hosts zijn toegevoegd.

Voordat je de webinar opstart is het belangrijk om je laptop te koppelen met de VC-set. In de gebruikerskaart Verbinden met de VC-set staat uitgelegd hoe je dit kunt doen.

Via Webex-app

Je kunt de webinar ook opstarten vanuit de Webex-app. Dit doe je als volgt:

1. Open de Webex-app en zorg ervoor dat je bent ingelogd.
2. Klik links in het menu op Vergaderingen en zorg dat je de tab Agenda hebt geopend.
3. Klik op de webinar die je wil opstarten. Er komt een pop-upvenster tevoorschijn. Klik op Starten om de webinar op te starten.

4. Controleer je camera en geluid en klik op Starten met apparaat om deze ook daadwerkelijk op te starten. Je komt nu terecht in de oefensessie.

Via gebruikersportaal

Wanneer je in het gebruikersportaal de webinar hebt geopend, klik je rechts bovenin op Start om deze op te starten. Zorg er wel voor dat de webinar opent via de Webex-app. Controleer je camera en geluid en klik op Starten met apparaat om deze ook daadwerkelijk op te starten. Je komt nu terecht in de oefensessie.

Om te voorkomen dat er al deelnemers de webinar binnenkomen terwijl je alles nog aan het klaarzetten bent, kun je deze vergrendelen. Dit doe je als volgt:

1. Klik onderin de menubalk op Meer opties (de 3 stipjes).
2. Klik vervolgens op Webinar vergrendelen. Je ziet nu rechts bovenin het scherm ook een icoon met een sleutel staan waarmee wordt aangegeven dat de webinar is vergrendeld.

Om te voorkomen dat jij als presentator of (een van) de co-host(s) gestoord wordt tijdens het geven van de webinar, is het aan te raden om alle apparaten en accounts op 'niet storen' te zetten.

De Webex-app zet je op 'niet storen' door onderstaande stappen te volgen:

1. Klik op je avatar (of cirkel met initialen).
2. Klik vervolgens op Beschikbaarheid en daarna op Niet storen.
3. Klik op de gewenste tijd of kies voor Aangepast om zelf een tijd in te stellen.

Wil je hier meer over weten? Lees dan de gebruikerskaart Chatten met Webex: Profiel aanpassen.

Het is de bedoeling dat de presentator van de webinar, de rol van 'host' krijgt toebedeeld. De panelleden die verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van vragen (via V&A (Slido) of de chat) moeten de rol van co-host krijgen. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Rollen en rechten.

Bij webinars kunnen deelnemers gebruikmaken van live ondertiteling en vertaling. Als host zorg je ervoor dat de gesproken taal juist is ingesteld. Dat doe je op de volgende manier:

1. Klik links onderin op de pijl naast de knop CC.
2. Controleer of de Gesproken taal staat ingesteld op de taal waarin de webinar wordt gesproken. Is dat niet het geval, pas dit dan aan.

Meer informatie over deze functies lees je in de gebruikerskaart Live ondertiteling en vertaling in videovergaderingen.

Maak je gebruik van een Slido? Dan is dit het moment om deze op te starten. Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Slido.

Als presentator ga je nu je scherm delen. Let op de volgende punten:

• Zet je presentatie op Diavoorstelling zodat deze je volledige scherm gebruikt.
• Kies voor het delen van je Scherm of Toepassing. Hierover lees je meer in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Inhoud delen. Maak je gebruik van twee schermen? Zorg er dan voor dat je het juiste scherm selecteert bij het delen (meer informatie vind je in de gebruikerskaart Webex Webinars: Schermindeling voor hosts).

Om ervoor te zorgen dat je als presentator tijdens de webinar nog zicht houdt op wat er verder gebeurt in de webinar, is het aan te raden om de volgende deelvensters te openen en te plaatsen op het scherm dat je niet deelt:

• Deelnemers
• Slido (mits je deze gebruikt)
• Video

Hoe je dit doet lees je in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: Inhoud delen.

Tijdens het delen van je scherm zien alle andere deelnemers alles wat jij deelt, dus ook de muis die je beweegt. Daarom is het aan te raden om deze te verbergen voor de deelnemers. Dit doe je op de volgende manier:

1. Tijdens het delen van je scherm zie je bovenaan een oranje balk staan. Klik hier op de pijltjes rechts: Bedieningselementen weergeven.
2. Klik vervolgens op Meer.
3. Klik op Aanwijzeropties en vervolgens op Verborgen.

De presentator en alle panelleden zetten hun microfoon en camera uit door onderin de menubalk op Video stoppen en Microfoon dempen te klikken. Zo kunnen de deelnemers rustig binnenkomen zonder dat jij direct aan het woord hoeft te zijn of in beeld bent.

Voordat je de oefensessie beëindigt, controleer je altijd het volgende:

1. Controleer of alles klaar staat. Na deze stap kunnen namelijk de deelnemers de sessie binnen komen.
2. De V&A-moderator (co-host) beëindigt de oefensessie door in de gele balk bovenaan het scherm op Einde te klikken. De deelnemers kunnen nu de webinar binnenkomen.

Heb je geen gebruik gemaakt van de oefensessie maar de webinar vergrendeld? Ontgrendel de webinar dan nu door onderstaande stappen te doorlopen:

1. Klik onderin op de 3 puntjes Meer opties.
2. Klik op Webinar ontgrendelen.
3. De deelnemers kunnen nu de webinar binnenkomen.

Nu alles klaar staat, kun je de opname alvast starten. Het kan zijn dat je nog even de tijd hebt voordat je echt start met de webinar, dus vergeet dit stuk opname achteraf niet te verwijderen.

Je start de opname door onderin de menubalk op Opnemen te klikken. Kies eventueel voor Opname-indeling wijzigen wanneer je hier een andere keuze in wil maken. Klik daarna op de rode knop Opnemen. Je ziet nu rechts bovenin beeld ook de rode opnameknop staan. Deze is zichtbaar voor alle deelnemers. Ook hoor je een stem zeggen dat de webinar wordt opgenomen.

Op de afgesproken tijd is het zover! Je kunt starten met de webinar!

1. Zet je microfoon en camera aan en laat ook de andere panelleden hun camera aan zetten.
2. Start met een warm welkom en laat de laatste deelnemers binnen druppelen.
3. Controleer of het delen van je scherm nog actief is (en niet gepauzeerd).
4. Geniet ervan!