Vraag & Antwoord - VC-sets

1. Komt de automatisch notuleren functie nog in Webex? Of zit deze er inmiddels in?

Ja, die functionaliteit zit inmiddels in Webex. Met Cisco AI Assistant kan Webex tijdens een vergadering automatisch een samenvatting en actiepunten maken. Wanneer deze functionaliteit binnen de Rijksvideodienst beschikbaar wordt gesteld, is op dit moment nog niet bekend. Via dit intranetbericht kun je de laatste informatie vinden.

1. Kun je als organisator ook het nummer van jouw persoonlijke ruimte typen op de tablet om die te openen?

Ja, dat kan. Zorg er dan eerst voor de je de iPad draadloos verbindt met de VC-set en zoek daarna op de tablet jouw vergadernummer van de vergadering op en klik op Deelnemen. De tablet zal vragen of je via de VC-set of tablet wilt deelnemen.

2. Heel veel Webex-vergaderingen staan niet in mijn afspraakoverzicht in Webex. Hoe kan je handmatig de verbinding maken met je vergadering en VC-set?

Dat klopt, niet alle Webex-vergaderingen verschijnen automatisch in je agenda. Je kunt dan handmatig verbinding maken via de VC-set. Kies op het bedieningspaneel voor Webex en voer het vergadernummer uit de uitnodiging in. Daarna kun je direct deelnemen aan de vergadering. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Verbinden met de VC-set.

3. Je kunt een overleg toch ook gewoon starten op een VC-set via het bedieningspaneel zonder een laptop te gebruiken?

Ja, je kunt een overleg rechtstreeks vanaf de VC-set starten, zonder laptop. Via het bedieningspaneel kies je voor Bellen. Je kunt dan een persoon of een videoadres bellen. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Deelnemen aan een videovergadering via de VC-set.

Wil je deelnemen aan een specifieke Webex-vergadering, dan heb je daarvoor het vergadernummer en eventueel de toegangscode/pincode nodig.

1. Als ik deelnemers aan deelsessies heb toegekend, kan ik de verdeling van de deelnemers dan nog wijzigen?

Ja, je kunt de opstelling altijd opnieuw wijzigen en mensen verplaatsen tussen deelsessies. Dit kun je tijdens de videovergadering in de menubalk doen via de knop Deelsessies (deze wordt zichtbaar zodra de deelsessies actief zijn). Meer informatie over deelsessies kun je vinden in de gebruikerskaart Videovergaderen met Webex: samenwerken in deelsessies.

1. Ik krijg de foutmelding "Mainenance" in beeld te zien. Wat kan ik doen?

Er is een bekende fout met de hardware. Zie je deze melding, neem dan contact op met de servicedesk.

1. De mensen aan het einde van de tafel zijn slecht te verstaan. Wat kan ik daar aan doen?

Hiervoor kun je het beste een tafelmicrofoon aanvragen bij de servicebalie en deze aansluiten.

2. Als iemand anders ook inlogt, gaat het geluid zo zingen. Kun je naast de microfoon ook het geluid van de tweede inlogger uitzetten?

Ja, zeker. Als host of co-host van een videovergadering kun je de microfoon van deelnemers dempen die achtergrond geluid veroorzaken. Dit kan op het scherm op het camerabeeld via de drie puntjes of via de deelnemerslijst.

3. In de wat grotere vergaderzalen is het lastig om alle deelnemers die aan het woord zijn in beeld te brengen en/of ze goed te verstaan. Een oplossing is een 360-graden camera voor webinars. Is het mogelijk om deze op kantoren aan te schaffen?

Dit zou kunnen, maar is geen standaard onderdeel van onze dienstverlening.

4. Wat te doen als voorzitter als één van de deelnemers (of meerdere) in de fysiek ruimte niet goed verstaanbaar zijn en de microfoon niet verplaatsbaar is?

Hiervoor kan je extra microfoons aanvragen, welke op de tafel gelegd kunnen worden.

1. Klopt het dat je alleen het scherm van je laptop kan delen als de vergadering via je laptop verloopt of kan het ook anders?

Nee dit hoeft niet, je kunt je scherm van de laptop delen als je draadloos verbonden bent of via kabel. En kan zelfs ook via https://share.webex.com als je eerst via de VC-set of Room Navigator kiest voor optie Delen via Webex Share.

2. Zien met draadloos verbinden alle aanwezigen de eventuele chats die binnenkomen?

Nee, niet automatisch. Bij draadloos delen kun je ervoor kiezen om je hele scherm te delen, maar je kunt ook alleen een specifieke toepassing delen. Deel je je volledige scherm, dan kunnen meldingen of chats die daarop verschijnen wel zichtbaar worden. Bij het delen van alleen een toepassing blijven andere vensters en meldingen buiten beeld.

1. Waar gaan we heen met de applicatie Webex. Eerst werd Teams uitgerold naast Webex maar blijven beiden, of gaan we naar Teams?

Ik begrijp de verwarring van het bestaan van twee videovergaderprogramma’s naast elkaar. Binnen de Rijksoverheid hanteren we een tweesporenbeleid. Dit betekent dat Webex en MS Teams tot ten minste eind 2026 allebei beschikbaar zijn. De eisen voor veiligheid en privacy zijn doorslaggevend bij het beschikbaar stellen van deze videovergaderprogramma’s. De Rijksvideodienst-omgeving van Webex is het enige videovergaderprogramma waarmee je zowel binnen de eigen organisatie als ook met andere overheidsorganisaties en externen veilig op BBN2-niveau kunt videovergaderen, chatten en samenwerken.

2. Begrijp ik nu goed dat wanneer ik een videovergadering met derden opzet ik bij hoge voorkeur gebruik dien te maken van Webex en dat Teams niet volledig waterdicht is?

Klopt, vanuit beleid geldt nog steeds dat Webex als vergadertool is aangewezen.

3. Als ik via een VC-set wil deelnemen aan een Teams-overleg dan vind ik in mijn uitnodiging geen tenantsleutel en video-id maar een meeting id en passcode. Deze kan ik niet invullen op het bedieningspaneel.

Ja, dat kan. Heb je in de Teams-uitnodiging alleen een Meeting ID en passcode, dan kies je op de VC-set voor Microsoft Teams en daarna voor Ik heb geen video-id. Vervolgens kun je het Vergaderings-ID en de toegangscode invoeren en deelnemen. Meer informatie is te vinden in het bericht Update: Wijziging in deelname aan Microsoft Teams-vergadering via VC-set.

4. Hoe kun je op een handige manier Teams aansluiten via de Room Navigator?

Je kunt Teams rechtstreeks via de Room Navigator starten. Kies op het scherm voor Microsoft Teams en gebruik de Tenant Key en Video-ID uit de Teams-uitnodiging. Ontbreekt de Video-ID, dan kun je ook het Vergaderings-ID en de toegangscode gebruiken.

5. Mijn ervaring is dat VC-sets beter werken met Webex dan met Teams. De online deelnemers zijn met Teams slecht verstaanbaar. Is dit een bekend probleem?

Ja, dat kan inderdaad voorkomen. Een VC-set is native geïntegreerd met Webex, waardoor je daar meestal de beste ervaring hebt. Bij Teams gaat de verbinding via de video-interoperabiliteit (CVI/VIMT), en daar kunnen netwerk- of audiokwaliteitsverschillen optreden. Het is dus niet per definitie een probleem met de VC-set zelf.

1. Hoe kan je Slido aan de vergadering toevoegen?

Alle informatie over videovergaderen met Slido kun je vinden in de gebruikerskaart Videovergaderen met Slido. Alle overige informatie en toepassingen van deze app vind je op de Slido-pagina.

2. Is Slido volledig afgeschermd? Wat kan je delen?

Slido is bedoeld om deelnemers interactief te laten deelnemen. Je kunt bijvoorbeeld vragen stellen, antwoorden geven op polls, enquêtes invullen en quizzen doen. Wat deelnemers van elkaars antwoorden of vragen kunnen zien, is afhankelijk van de instellingen. Bij anonieme deelname zijn vragen en antwoorden ook daadwerkelijk anoniem. De organisator bepaalt daarnaast wat er met de resultaten wordt gedeeld.

3. Kan ik Sildo alleen toepassen op de laptop van de werkgever of ook via een privé-laptop?

Slido is gekoppeld aan je Webex-account, dus kan je op beide systemen gebruiken.

1. Wanneer ik de kabel aansluit verbind de VC-set niet met mijn laptop.

Dit is een bekend probleem en heeft te maken met de capaciteit van de kabel en jouw laptop. We zijn bezig om de kabels te vervangen en daarmee dit probleem op te lossen. Gebruik tot die tijd de draadloze verbinding. Meer informatie hierover vind je in de gebruikerskaart Verbinden met de VC-set.

2. Mijn Macbook kan de VC-set niet (draadloos) vinden.

De verbinding met de VC-set en de Webex-app gebeurt met een audioverbinding. Het kan zijn dat de audio-instellingen van je Macbook deze verbinding tegenhouden. Door onderstaande stappen te doorlopen kun je dit oplossen:

1. Start een videovergadering op zoals je gewend bent.
2. Je ziet nu bovenin je menubalk een oranje microfoon-icoon verschijnen. Klik hier op.
3. Zorg ervoor dat de Standaard-microfoon is geselecteerd en dat deze NIET op stemisolatie staat.

3. Hoe verbind je je tablet draadloos met de VC-set?

Dit werkt hetzelfde als met de desktop, op de iPad en iPhone is er een knop boven aan . Hiermee kun je jouw apparaat draadloos verbinden met een VC-set die in de buurt staat. Dit kan niet met een Teams-vergadering.

4. Je krijgt toch altijd een code op het scherm die je moet invoeren voor je daadwerkelijk kan verbinden?

Ja, klopt. Bij draadloos verbinden met een VC-set krijg je op het scherm van de VC-set een code te zien. Die code voer je in op je laptop of mobiele apparaat om daadwerkelijk verbinding te maken. Dat is een beveiligingsmaatregel, zodat je niet per ongeluk met een andere VC-set in de buurt verbindt.

1. Het is wel belangrijk om te weten hoeveel mensen er fysiek op de vergadering komen i.v.m. de ruimte in de zaal. Hoe pakken jullie dat aan?

Hiervoor kun je gebruik maken van de vergadertool in FMIS.

1. Hoe kun je de online en fysieke deelnemers tegelijkertijd in de gaten houden?

Wij werken vaak met een buddy-systeem, dus met één van de fysieke deelnemers spreken wij af de deelnemers op het scherm in de gaten te houden, als er bijvoorbeeld een vraag is. Het kan namelijk zijn dat de voorzitter het niet tijdig ziet.